تمامی سازمان‌ها اعم از موسسات و یا شرکت‌ها انواع اقسام فعالیت‌هایی را دارند که در زمان ثبت، شامل قوانین مالیاتی می‌باشند، باید جهت اخذ پلمپ دفاتر خود، اقدام نمایند. این کار به جهت آن است که بتوانند تمام حساب‌های مالی خود را تحویل سازمان امور مالیاتی دهند. این دفاتر را که دفتر روزنامه یکی از آن‌ها است، دفاتر قانونی می‌نامند که جزئی از دفاتر رسمی می‌باشند و می‌بایست تمام فعالیت‌های مالی شرکت در زمینه کاری خود، کاملا خوانا، بدون خط خوردگی و یا لاک گیری وارد آن‌ها شود.
به جهت نبود نظارت دولتی در زمان نگارش این دفاتر به خاطر انجام درست این کار و تخطی در دفاتر و یا کم و زیاد کردن صفحات، در ابتدای هر سال مالی، شرکت‌ها دفتر نو دریافت می‌کنند. سپس با مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها، دفاتر مذکور را که به تاریخ روز پلمپ قانونی شده‌اند دریافت می‌نمایند، تا از سوء استفاده احتمالی جلوگیری شود. همچنین سازمان‌ها در پایان هر سال مالی که اظهار نامه‌ی مالی خود را تحویل می‌دهند، می‌بایست این دفاتر را نیز جهت استناد، به اداره دارایی تحویل دهند.
دلیل این که به این دفاتر می‌گوییم دفاتر پلمپ، این است که تمامی صفحات آن‌ها در اداره مالیات و ثبت شرکت پلمپ می‌شود. ثبت و ارایه پلمپ دفاتر جزء قوانین می‌باشد و الزامی است. در صورت عدم اجرا جریمه‌ی مالیاتی مشمول شخص یا شرکت مربوطه می‌شود. شرکت‌هایی که فعالیت ندارند نیز باید دفاتر مالی خود را تهیه و جهت ثبت عدم فعالیت خود، دفاتر را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهند.
انواع دفاتر رسمی چه هستند؟
بر اساس قانون تجارت، ۴ نوع دفاتر قانونی رسمی وجود دارد که عبارتند از:
- دفاتر رسمی روزنامه
- دفاتر رسمی کل
- دفاتر رسمی دارایی
- دفاتر رسمی کپیه
دفاتر رسمی روزنامه چیست؟
دفاتر روزنامه که به دو دسته‌ی عمومی و اختصاصی تقسیم می‌شوند. دفاتری هستند که کلیه معاملات و رویدادهای مالی و محاسباتی را با رعایت اصول و ضوابط مربوط به تنظیم دفاتر تجاری موضوع قانون تجارت و اصول حسابداری در آن ثبت می‌گردد.
به جهت ثبت حسابداری فعالیت‌ها، اطلاعات مربوط به فعالیت‌های مالی پس از تجزیه و تحلیل و تعیین تاثیری که بر معادله حسابداری دارند (تعیین حساب‌های بدهکار و بستانکار) و تنظیم سندهای مربوط در دفتری به نام دفتر روزنامه یا همان دفتر ثبت اولیه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می‌شوند.
در واحدها و فعالیت‌های تجاری متوسط و یا بزرگ که هر ماه با تعداد قابل توجهی رویداد مالی، که باید در دفاتر به ثبت رسند، روبرو هستند. استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصی اجتناب ناپذیر است. در این نوع موسسات معاملاتی که به دفعات تکرار می‌شوند با توجه به نوع رویداد مالی (مثلا: خرید، فروش، پرداخت نقدی و …) گروه بندی گردیده و هر گروه از معاملات با توجه به تاریخ وقوع رویداد مالی در یک دفتر روزنامه اختصاصی به ثبت می‌رسند.
تقسیم بندی دفاتر روزنامه
همانطور که گفته شد دفاتر روزنامه به دو دسته طبقه‌بندی می‌شوند:
- دفاتر روزنامه عمومی
- دفاتر روزنامه اختصاصی
دفاتر روزنامه عمومی
متداولترین نوع دفتر روزنامه را دفتر روزنامه عمومی یا دفتر روزنامه دو ستونی می‌نامند. این دفتر دارای ستون‌ها بدهکار و بستانکار می‌باشد و برای انجام ثبت معاملات در تجارتخانه و مؤسسات کوچک کفایت می‌کند.
دفاتر روزنامه اختصاصی
دفاتر روزنامه اختصاصی در مؤسسات بزرگ که تعداد معاملات تکراری آن‌ها بسیار زیاد است مورد استفاده قرار می‌گیرد. معمولاً در حدود هشتاد تا نود درصد کلیه فعالیت‌های مالی این قبیل مؤسسات را می‌توان به چهار گروه تقسیم کرد.
سامانه دفاتر پلمپ شرکت‌های تجاری
انواع دفتر روزنامه اختصاصی چیست؟
- دفتر روزنامه خرید
- دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی
- دفتر روزنامه فروش
- دفتر روزنامه دریافت‌های نقدی
تفاوت دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟
دفاتر روزنامه و کل از نظر تعداد دفعاتی که باید اطلاعات در آن‌ها وارد شود و به‌روزرسانی اتفاق بیفتد با هم متفاوت هستند. علاوه بر نوع اطلاعات مالی که در هر یک از این دفاتر وارد می‌شود تفاوت‌های دیگری هم با یکدیگر دارند.
در دفتر روزنامه تمام اتفاقات تجاری یک مجموعه باید ثبت شود. برای مثال مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، وجوهی که بابت مخارج شخصی برداشت شده و واردات و صادرات تجاری. این در حالی است که در دفتر کل اطلاعات جزئی آورده نمی‌شود و فقط سرفصل‌های حسابداری باید در آن قید بشود. برای مثال در دفتر کل باید جمع بدهکاران، بستانکاران، جمع دارایی، صندوق و سرمایه آورده شود.
تهیه و ثبت دفاتر قانونی چه اهمیتی دارند؟
این دفاتر وضعیت حساب‌های یک مجموعه را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب به طور واضح منعکس می‌کنند. همچنین دفاتر حسابداری اسناد رسمی مستدلی برای کاهش اشتباهات در حسابداری، به خصوص در زمینه عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی یا هرگونه اشتباه دیگری مثل ثبت تکراری رویدادهای مالی هستند.
یکی دیگر از دلایل اهمیت دفاتر قانونی، انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در تمام ابعاد است. اطلاعاتی مثال تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب در دفاتر قانونی مشخص هستند. دفاتر حسابداری اطلاعات مالی را به ترتیب زمان رخداد دسته بندی می‌کنند و در دسترسی‌های بعدی اطلاعات خوبی به کاربر ارائه می‌کنند.
عدم پلمپ دفاتر در مهلت مقرر چه عواقبی دارد؟
تمام افراد اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی موظف هستند که تکالیف مالیاتی خود را انجام دهد. در صورتی که پلمپ دفاتر در موعد مقرر انجام نشود، امکان تسلیم اظهارنامه مالیاتی که یکی از تکالیف مهم است وجود نخواهد داشت و جریمه و مجازات‌های مالیاتی در نظر گرفته می‌شود.
جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی
بر اساس ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم در صورتی که مودیانی که موظف به ارائه دفاتر قانونی هستند، دفاتر خود را ارائه نکنند، معادل ۲۰درصد مالیات متعلق جریمه خواهند شد. جریمه رد دفاتر قانونی نیز معادل ۱۰درصد مالیات متعلق خواهد بود.
همچنین بر اساس آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق.م.م، تاخیر بیش از ۱۵ روز در پلمپ دفاتر منجر به رد دفاتر قانونی خواهد شد؛ در نتیجه جریمه تاخیر در پلمپ دفاتر قانونی نیز معادل ۲۰درصد مالیات محاسبه شده خواهد بود.
چه عواملی موجب رد درخواست پلمپ دفاتر می‌شوند؟
- خط‌خوردگی، حاشیه‌نویسی، تراشیدگی و پاک کردن مندرجات دفتر.
- دفاتر فاقد یک یا چند برگ باشند.
- ثبت نکردن یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر.
- استفاده از دفاتر خالی سال‌های قبل.
- استفاده از یک دفتر پلمپ شده برای ثبت مراودات مالی چندسال.
سوالات متداول
مهلت پلمپ دفاتر مالیاتی شرکت تا چه زمانی است؟
باید دقت داشته باشید یکی از مهم‌ترین مسائل مالی و مالیاتی شرکت شما همین درخواست پلمپ دفاتر به موقع است. قبل از پایان سال مالی یا همان سال شمسی خود باید اقدام به درخواست خود کنید.
هزینه پلمپ دفاتر مالیاتی چقدر است؟
هزینه پلمپ دفاتر به میزان برگه‌های دفاتر شما بستگی دارد. به طور مثال برای درخواست یک دفتر ۵۰ برگی حدود ۱۲۰ هزار تومان باید پرداختی داشته باشید.
انواع دفاتر رسمی چه هستند؟
بر اساس قانون تجارت، ۴ نوع دفاتر قانونی رسمی وجود دارد که عبارتند از:
دفاتر رسمی روزنامه، دفاتر رسمی کل، دفاتر رسمی دارایی و دفاتر رسمی کپیه.