راهنمای گام به گام مراحل پلمپ دفاتر تجاری

پیش از آنکه حساب و کتاب‌های یک شرکت در دفاتر مالیاتی نوشته شود، این دفتر باید توسط اداره ثبت پلمپ شده باشند تا تاریخ ثبت اسناد حسابداری شرکت دارای اعتبار قانونی شوند. مهم‌ترین مزیت پلمپ دفاتر شرکت‌ها آن است که از انجام هرگونه تقلب و وارد نمودن اطلاعات مالی اشتباه در زمان قبل از تاریخ آن جلوگیری می نماید. می‌توان گفت هدف اصلی، به روز بودن درج حسابهای مالی در دفاتر و ایجاد شفافیت در حساب و کتاب مالی شرکت‌ها برای سازمان امور مالیاتی است.

بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری شامل دفتر کل،‌ دفتر روزنامه، دارایی و کپیه را به موجب قانون داشته باشند. دفاتر روزنامه و کل باید به صورت اجباری تهیه شوند. باید دقت داشته باشید از مهم‌ترین مسائل مالیاتی شرکت شما، همین درخواست و ثبت پلمب دفاتر به موقع است.

دفتر روزنامه با نام‌های دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی نیز شناخته می‌شوند. در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معامله‌های تجاری، اسناد تجاری براساس اصول و ضابطه‌های مرتبط با قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی همراه با استانداردهای حسابداری ثبت و درج می‌گردند.

الف- دفتر روزنامه عمومی

این دفتر شامل دو ستون بستانکار و بدهکار است. شرکت یا مؤسسه‌های تجاری کوچک برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی خود بیشتر از این نوع از دفاتر قانونی استفاده می‌کنند.

ب- دفتر روزنامه اختصاصی

از طرف دیگر روزنامه اختصاصی برای شرکت‌ها و مؤسسه‌های تجاری بزرگ کاربرد دارد. در این دفاتر قانونی تعداد بیشماری از معاملات تجاری تکراری ثبت می‌شوند. اکثر فعالیت‌های مالی این شرکت‌ها در دفتر روزنامه اختصاصی به چهار گروه تقسیم می‌شوند و اطلاعات آن‌ها جداگانه درج می‌گردد.

دفتر روزنامه خرید، پرداخت‌های نقدی، فروش و دریافت‌های نقدی از این قبیل هستند که شامل اطلاعات مالی براساس تاریخ داد و ستد (ستون‌های ماه و روز) و شرح آن به صورت جداگانه می‌باشد.

برای ارائه اظهارنامه مالیاتی باید دفاتر فوق پلمب شوند. اگر شرکتی از این کار خودداری کند توسط دارایی جریمه خواهد شد. به دلیل اهمیت مساله صادرات و واردات شرکت‌های فعال در این حوزه و داشتن کارت بازرگانی باید حتما برای دفاتر پلمب اقدام کنید. بر اساس قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۴۰درصد مالیات متعلق است. اگر دفاتر پلمب شده شرکت، به هر دلیلی توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه‌‌ای معادل ۲۰درصد مالیات، در نظر گرفته خواهد شد و این رقم می‌تواند هر سال، تغییر کند.

شما قبل از شروع سال مالی (در اسفند ماه هر سال) باید اقدام به درخواست دفاتر پلمب خود نمایید. زمان تهیه دفاتر پلمب، پیش از ابتدای سال مالی است و تحریر آن در طی سال انجام می‌پذیرد. در نهایت در پایان سال مالی به همراه اظهارنامه مالیاتی تحویل حوزه مالیاتی می‌شود.

البته دقت داشته باشید که در مورد شرکت‌های تازه تاسیس سفارش دریافت دفاتر تا ۳۰ روز پس از ثبت امکان‌پذیر است، ولی از سال دوم به بعد برای هر سال مالی، باید قبل از شروع سال مالی جدید دفاتر را تهیه کنید.