تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی، برای ثبت هزینه‌ها و درآمدهای روزانه، هفتگی و ماهانه‌ی خود، نیاز به دفاتر رسمی برای ورود این اطلاعات و حساب‌های خود دارند. پیش از آنکه حساب و کتاب‌های یک شرکت در دفاتر مالیاتی نوشته شود، این دفتر باید توسط اداره ثبت پلمپ شوند تا دارای اعتبار قانونی شوند. مهم‌ترین مزیت پلمپ دفاتر شرکت‌ها آن است که از انجام هرگونه تقلب و اطلاعات مالی اشتباه جلوگیری می‌شود. می‌توان گفت هدف اصلی، ایجاد شفافیت در حساب و کتاب مالی شرکت‌ها در سازمان مالیات است.
بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری شامل:
دفتر کل، دفتر روزنامه، دارایی و کپیه را به موجب قانون داشته باشند.
دفاتر روزنامه و کل باید به صورت اجباری تهیه شوند. باید دقت داشته باشید از مهم‌ترین مسائل مالیاتی شرکت شما، همین درخواست و ثبت پلمب دفاتر به موقع است.
چرا باید دفاتر پلمپ را ثبت کنیم؟
به دلیل اهمیت مساله صادرات و واردات شرکت‌های فعال در این حوزه و داشتن کارت بازرگانی باید حتما برای دفاتر پلمب اقدام کنید. برای ارائه اظهارنامه مالیاتی نیز باید دفاتر پلمب شوند. اگر شرکتی از این کار خودداری کند توسط دارایی جریمه خواهد شد.
بر اساس قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۴۰درصد مالیات متعلق است. اگر دفاتر پلمب شده شرکت، به هر دلیلی توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه‌‌ای معادل ۲۰درصد مالیات، در نظر گرفته خواهد شد و این رقم می‌تواند هر سال، تغییر کند.
دفاتر روزنامه و انواع آن:
دفتر روزنامه با نام‌های دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی نیز شناخته می‌شوند. در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معامله‌های تجاری، اسناد تجاری براساس اصول و ضابطه‌های مرتبط با قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی همراه با استانداردهای حسابداری ثبت و درج می‌گردند.
الف- دفتر روزنامه عمومی
این دفتر شامل دو ستون بستانکار و بدهکار است. شرکت یا مؤسسه‌های تجاری کوچک برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی خود بیشتر از این نوع از دفاتر قانونی استفاده می‌کنند.
ب- دفتر روزنامه اختصاصی
از طرف دیگر روزنامه اختصاصی برای شرکت‌ها و مؤسسه‌های تجاری بزرگ کاربرد دارد. در این دفاتر قانونی تعداد بیشماری از معاملات تجاری تکراری ثبت می‌شوند. اکثر فعالیت‌های مالی این شرکت‌ها در دفتر روزنامه اختصاصی به چهار گروه تقسیم می‌شوند و اطلاعات آنها جداگانه درج می‌گردد.
دفتر روزنامه خرید، پرداخت‌های نقدی، فروش و دریافت‌های نقدی از این قبیل هستند که شامل اطلاعات مالی براساس تاریخ داد و ستد (ستون‌های ماه و روز) و شرح آن به صورت جداگانه می‌باشد.
دفاتر کل:
یکی دیگر از انواع دفاتر پلمپ که جهت پلمپ دفاتر تجاری با آن سر و کار داریم دفتر کل است و این دفتر، دفتری است که تمام عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می‌شود. دفتر کل این قابلیت را دارد که با توجه به نحوه نگارش آن شما می‌توانید صورت‌های مالی و مانده حساب را از آن بدست آورید.
برای هر حساب به طور جداگانه در دفتر کل یک صفحه وجود دارد و هر تاجری باید کلیه معامله‌های خود را حداقل هفته‌ای یکبار از دفتر روزنامه استخراج کند و با تعیین اینکه مربوط به کدام نوع از معاملاتی است که در طی هفته انجام داده است در صفحه مخصوص به آن، در دفتر کل بطور خلاصه قید نماید.
دفاتر دارایی:
دفتری است که هر تاجری باید هر سال لیست کامل و جامعی از کلیه دارایی‌های منقول و غیر منقول، بدهی‌ها و مطالبات سال گذشته خود را به صورت جزء به جزء و ریز و به ترتیب در آن قید کند و آن را امضاء نماید و برای انجام این کار حداکثر تا پانزدهم فروردین سال بعد فرصت دارد.
نکته: در نظر داشته باشید که در حال حاضر هنگام پلمپ دفاتر تجاری گزینه‌ای به نام دفتر دارایی وجود ندارد.
دفتر کپیه:
دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب‌هایی که صادر می‌نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آنها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید.
البته باید در نظر داشته باشید که از بین دفاتر قانونی، تنها دفتر روزنامه و دفتر کل جهت اخذ پلمپ دفاتر قانونی، مورد نیاز است و دفتر کپیه نیز همانند دفتر دارایی به غیر از موارد خاص مرسوم نیستند.
نحوه پر کردن دفاتر پلمپ قانونی چگونه است؟
همانطور که گفته شد از بین دفاتر تجاری و قانونی ثبت و پلمپ دفاتر روزنامه و کل اجباری می‌باشند. در ادامه نحوه تکمیل و پر کردن آنها را توضیح می‌دهیم.
نحوه پر کردن دفتر روزنامه
شماره ردیف (شماره سند حسابداری): شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی درج می‌شود.
تاریخ: معمولا سال در قسمت بالای تاریخ درج می‌شود و در ستون مربوطه روز و ماه درج می‌شود.
شماره دفتر کل (عطف): شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند مربوطه به آن صفحه منتقل شده، درج می‌شود.
شرح: در سطر اول حساب بدهکار، در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری از رویداد مربوطه یادداشت می‌شود.
نکته: برای هر رویداد مالی حداقل سه سطر اختصاص می‌یابد.
منقول از صفحه: پایین هر صفحه از دفتر روزنامه رسمی شماره‌ای درج شده است؛ پس از اتمام یک صفحه و برای رفتن به صفحه دیگر، شماره مذکور در بخش منقول از صفحه … درج می‌شود.
بدهکار: مبلغ بدهکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.
بستانکار: مبلغ بستانکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.
نحوه پر کردن دفاتر کل
طریقه نوشتن دفتر کل به این صورت است که در بالای صفحه عنوان حسابی که ورود و خروج وجوه برای آن روی داده است، نوشته می‌شود؛
حساب: برای هر یک از حساب‌هایی که به هر شکل درگیر رویدادهای مجموعه است، یک یا چند صفحه اختصاص داده می‌شود؛ در بخش حساب، عنوان حساب مربوطه یادداشت می‌شود.
تاریخ: همانند دفتر روزنامه، سال مورد بررسی در بالای عبارت تاریخ و در ستون‌ها، تنها روز و ماه رویداد مربوطه درج می‌شوند.
شماره دفتر روزنامه: شماره‌ای از دفتر روزنامه که اطلاعات از آن منتقل شده است.
شرح: در این ستون توضیح مختصری از رویداد درج می‌شود.
بدهکار/ بستانکار: ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن رویدادی که از حساب مربوطه انجام شده در این ستون‌ها مشخص می‌شود.
تشخیص: پس از جمع کلیه موارد بدهکاری و کلیه موارد بستانکاری به صورت مجزا، تفاضل این دو، ماهیت باقیمانده حساب را مشخص می‌کند؛ در صورتی که جمع بدهکار بیشتر باشد باقیمانده بدهکار بوده در ستون تشخیص عبارت “بد” ثبت می‌شود؛ در صورتی که جمع بستانکار بیشتر باشد، باقیمانده بستانکار بوده در این ستون عبارت “بس” درج می‌شود.
باقیمانده: تفاضل بدهکاران و بستانکاران در این ستون درج می‌شود.
پس از پایان رویدادها در انتهای صفحه جمع کل ستون‌های بدهکار، بستانکار و باقیمانده و ماهیت باقیمانده حساب درج می‌شود
مهلت پلمپ دفاتر ۱۴۰۱
شما قبل از پایان سال مالی (اصولاً از اول فروردین تا پایان اسفند) باید اقدام به درخواست خود کنید. زمان تهیه دفاتر پلمپ قانونی، پیش از ابتدای سال مالی است و تحریر آن در طی سال انجام می‌پذیرد. در نهایت در پایان سال مالی به همراه اظهارنامه مالیاتی تحویل حوزه مالیاتی می‌شود.
البته دقت داشته باشید که در مورد شرکت‌های تازه تاسیس سفارش دریافت دفاتر تا ۳۰ روز پس از ثبت امکان‌پذیر است، ولی از سال دوم به بعد برای هر سال مالی، باید قبل از شروع سال مالی جدید دفاتر را تهیه کنید.
چه مدارکی مورد نیاز دفاتر پلمپ قانونی است؟
مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی
- ارائه کپی کارت ملی
- ارائه کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
- اصل اظهارنامه پلمپ ( با مهر و امضا)
- مجوز فعالیت کسبی
- وکالتنامه وکیل شرکت
مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی
- اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
- معرفی نامه برای اشخاص دولتی
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- مهر شرکت
- کپی روزنامه تاسیس شرکت
- کپی از روزنامه حاوی تغییرات شرکت
- ارائه وکالتنامه وکیل مسئول
اظهارنامه پلمپ دفاتر چیست؟
اظهارنامه پلمپ دفاتر یک اظهارنامه الکترونیکی است که در آن اطلاعات تاجر، محل تجارت، دفاتر مورد نیاز تاجر، ثبت می‌شود. برای تنظیم اظهارنامه دفاتر پلمپ قانونی نیاز است به سایت اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کنید. با ثبت نهایی این اظهارنامه، کارشناسان اداره ثبت شرکت به بررسی آن خواهند پرداخت. در صورتی که اطلاعات بر اساس مواد قانون تجارت تاجر درست وارد شده باشد، تأییدیه صدور این دفاتر صادر می‌شود. بعد از پر کردن اظهارنامه پلمپ دفاتر باید یک رونوشت از آن را پرینت بگیرید و به صورت فیزیکی با سایر مدارک به اداره ثبت شرکت‌های حوزه ثبتی پست کنید.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی چگونه است؟
مراحل پلمپ دفاتر تجاری اشخاص حقوقی
۱.ورود به سامانه و انتخاب شخص حقوقی
پس از ورود به سامانه چنانچه متقاضی شخص حقوقی است، در قسمت تعیین شده باید اطلاعات شرکت را وارد کند. در این مرحله باید سال، ماه، روز مالی شرکت را تعیین کنید. سپس بر اساس اساسنامه شرکت، تقویم شمسی یا تقویم میلادی را انتخاب کنید. بعد از آن باید مشخص کنید پلمپ را برای چه سالی سفارش می‌دهید. سال جاری یا سال آینده؟
۲. اطلاعات شخصیت حقوقی
در این مرحله اطلاعاتی که وارد شده را باید تایید کنید. اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ دفاتر نیز پس از آن مانند اطلاعات امضا کننده اظهارنامه را وارد کنید.
۳. ثبت اطلاعات کامل هیئت مدیره شرکت / موسسه
در این مرحله باید اطلاعات تک تک اعضای هیئت مدیره شرکت را به نوبت وارد کرده و در انتهای هر یک از اطلاعات وارد شده بر روی دکمه ثبت اطلاعات شخص کلیک کنید.
۴. سمت هیئت مدیره شرکت یا مؤسسه
تمام اعضاء هیئت مدیره باید سمت آنها در این قسمت وارد شود. اطلاعات اعضائی که در مرحله قبلی به عنوان اعضاء هیئت مدیره انتخاب شده بودند را وارد کنید. در این مرحله با انتخاب هر یک از اعضاء سمت وی را مشخص کنید و بعد از مشخص کردن سمت و تکمیل اطلاعاتی که در جدول‌های ستاره دار وجود دارد.
مراحل پلمپ دفاتر تجاری اشخاص حقیقی
۱.ورود به سامانه و انتخاب شخص حقیقی
پس از انتخاب شخص حقیقی اطلاعات هویتی را کادرهای مختلف وارد کنید. سپس ورود اطلاعات را در قسمت آدرس و کد پستی محل فعالیت و حوزه پستی خود انجام دهید.
۲. ورود اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه
در این مرحله اطلاعات شخص امضا کننده اظهارنامه را وارد کنید. باید دقت داشته باشید این اطلاعات باید کاملا مطابق پایگاه داده سازمان ثبت احوال کشور باشد.
۳. انتخاب دفاتر پلمپ قانونی مورد تقاضا
تعداد دفتر، نوع آن و تعداد برگ‌ها را وارد و بر روی «ذخیره دفتر مورد تقاضا» کلیک کنید. دقت داشته باشید که انتخاب هر دو دفتر کل و دفتر روزنامه اجباری می‌باشد.
۴. تایید صحت اطلاعات وارد شده
در این مرحله، اظهارنامه دفاتر پلمپ قانونی به شما نمایش داده می‌شود که در صورت تایید آن، گزینه مربوطه را انتخاب نموده و روی پذیرش نهایی کلیک کنید.
۵. تحویل مدارک به اداره پست
با مدارک به اداره پست مراجعه کنید. در باجه پلمپ، پس از دریافت پاکت مخصوص پلمپ، اظهارنامه و مدارک را داخل آن قرار دهید. سپس رسید پذیرش را روی آن چسبانده و بسته را تحویل مامور پست دهید.
رسید پستی را از مامور پست دریافت کرده، مجدد وارد سامانه اداره ثبت شرکت‌ها و قسمت پیگیری درخواست پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ شوید. بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست را تکمیل کرده و منتظر شوید تا پس از دریافت پیامک، هزینه پلمپ را پرداخت کنید.
هزینه پلمپ دفاتر ۱۴۰۱
هزینه دفاتر پلمپ قانونی در هر سال می‌تواند متغیر باشد. ضمن اینکه این قیمت با توجه به نوع دفتر شما هم متفاوت خواهد بود. برای مثال هزینه دفتر ۵۰ برگ با هزینه دفتر ۱۰۰ برگ تفاوت دارد. به همین منظور در هنگام ثبت درخواست می‌توانید هزینه پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ را در سامانه مشاهده کرده و سپس آنها را سفارش دهید. به منظور اطلاع از هزینه پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ می‌توانید با یک تماس و ارتباط با کارشناسان آسان ثبت از هزینه پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ اطلاع پیدا کنید.