در هر سال مالی، اداره دارایی برای بررسی وضعیت حساب‌های شما و دریافت مالیات از شما، از پلمپ دفاتر تجاری (دفاتر روزنامه و دفاتر کل) استفاده می‌کند. شروع سال مالی پلمپ دفاتر اینگونه می‌باشد که مودیان مالیاتی، موظفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر پلمپ و ثبت شده، ظرف یک سال قبل استفاده نمایند. مگر اینکه در آخر سال، نیاز به دفاتر جدید باشد که در این مرحله مجاز می‌باشند تا دفاتر دریافت کنند.
برای این کار متقاضی باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و در بخش پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر را در فرم مربوطه وارد کند. در این بخش بسته به اینکه متقاضی شخص حقیقی یا حقوقی باشد اطلاعات دریافتی از وی تفاوت دارد. پلمپ دفاتر قانونی شرکت از جمله موارد مهمی می‌باشد که شرکتها و تجار باید قبل از شروع هر سال مالی به آن توجه داشته باشند. مطابق قانون تجارت هر تاجری به جز کسبه باید پلمپ دفاتر خودش را قبل از آغاز سال مالی جدید که از اول فروردین همان سال تا ۲۹ اسفند می‌باشد را اخذ کنند.
انواع پلمپ دفاتر تجاری
بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر پلمپ دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفتر قرار‌می‌دهد داشته باشند.
روزنامه: دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و‌فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود‌برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید.
دفتر کل: دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا‌کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
دارایی: دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
دفتر کپیه: دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
عدم پلمپ دفاتر تجاری چه مشکلاتی خواهد داشت؟
ثبت پلمپ، نشان دهنده شفافیت مالی شماست. اداره مالیات بر مبنای درآمدهای شما، مالیات بر درآمد را تعیین می‌کند. مبنای مشخص کردن این درآمدها، پلمپ دفاتر قانونی است. اگر دفاتر پلمپ نشوند، امکان تسلیم اظهارنامه مالیاتی و همچنین دریافت کارت بازرگانی وجود ندارد.
بنابراین اگر این کار را به صورت صحیح انجام ندهید علاوه بر اینکه امکان پلمپ دفتر را پس از پایان سال مالی ندارید، مشمول جریمه‌های مالیاتی نیز خواهید شد. ضمن اینکه پس از ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ و تنظیم و تحریر آن، امکان برخورداری از معافیت‌های مالیاتی نیز وجود دارد.
اگر در قالب شرکت و موسسه یا به عنوان تاجر فعالیت می‌کنید باید پلمپ دفاتر روزنامه و کل را قبل از شروع سال مالی در سایت اداره ثبت شرکت انجام دهید. پس از دریافت دفاتر قانونی، آنها را بر مبنای اسناد مالی خود تکمیل کرده و در محلی مطمئن نگهداری کنید. هرگونه خط خوردگی، خراشیدگی، پارگی یا خیس شدن، مشکل‌زا خواهد بود.
چه اشخاصی ملزم به پلمپ دفاتر هستند؟
تمامی اشخاص حقوقی مثل شرکتها و موسسات، همچنین اشخاص حقیقی که به عنوان تاجر فعالیت می‌کنند باید هرسال درخواست پلمب دفتر بدهند. بنابراین هر کسی که فعالیت اقتصادی انجام می‌دهد، نیاز به پلمپ دفاتر قانونی ندارد. بلکه همه شرکتها و موسسات، صاحبان اصناف و به طور کلی هر شخصی که تاجر محسوب می‌شود، ملزم به پلمپ دفاتر هستند.
چه مدارکی جهت پلمپ دفاتر تجاری مورد نیاز است؟
مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی
- ارائه کپی کارت ملی
- ارائه کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
- اصل اظهارنامه پلمپ ( با مهر و امضا)
- مجوز فعالیت کسبی
- وکالتنامه وکیل شرکت
مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی
- اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
- معرفی نامه برای اشخاص دولتی
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- مهر شرکت
- کپی روزنامه تاسیس شرکت
- کپی از روزنامه حاوی تغییرات شرکت
- ارائه وکالتنامه وکیل مسئول
مراحل پلمپ دفاتر تجاری اشخاص حقوقی
۱٫ورود به سامانه و انتخاب شخص حقوقی
پس از ورود به سامانه چنانچه متقاضی شخص حقوقی است، در قسمت تعیین شده باید اطلاعات شرکت را وارد کند. در این مرحله باید سال، ماه، روز مالی شرکت را تعیین کنید. سپس بر اساس اساسنامه شرکت، تقویم شمسی یا تقویم میلادی را انتخاب کنید. بعد از آن باید مشخص کنید پلمپ را برای چه سالی سفارش می‌دهید. سال جاری یا سال آینده؟
۲ – ثبت اطلاعات کامل هیئت مدیره شرکت / موسسه
در این مرحله باید اطلاعات تک تک اعضای هیئت مدیره شرکت را به نوبت وارد کرده و در انتهای هر یک از اطلاعات وارد شده بر روی دکمه ثبت اطلاعات شخص کلیک کنید.
۳ – سمت هیئت مدیره شرکت یا مؤسسه
تمام اعضاء هیئت مدیره باید سمت آنها در این قسمت وارد شود. اطلاعات اعضائی که در مرحله قبلی به عنوان اعضاء هیئت مدیره انتخاب شده بودند را وارد کنید. در این مرحله با انتخاب هر یک از اعضاء سمت وی را مشخص کنید و بعد از مشخص کردن سمت و تکمیل اطلاعاتی که در جدول‌های ستاره دار وجود دارد.
مراحل پلمپ دفاتر تجاری اشخاص حقیقی
۱٫ورود به سامانه و انتخاب شخص حقیقی
پس از انتخاب شخص حقیقی اطلاعات هویتی را کادرهای مختلف وارد کنید. سپس ورود اطلاعات را در قسمت آدرس و کد پستی محل فعالیت و حوزه پستی خود انجام دهید.
- ۲٫ ورود اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه
در این مرحله اطلاعات شخص امضا کننده اظهارنامه را وارد کنید. باید دقت داشته باشید این اطلاعات باید کاملا مطابق پایگاه داده سازمان ثبت احوال کشور باشد.
- ۳٫ انتخاب دفتر پلمپ مورد تقاضا
تعداد دفتر، نوع آن و تعداد برگ‌ها را وارد و بر روی «ذخیره دفتر مورد تقاضا» کلیک کنید. دقت داشته باشید که انتخاب هر دو دفتر کل و دفتر روزنامه اجباری می‌باشد.
پلمپ دفاتر شرکت‌های با عدم فعالیت چگونه است؟
همچنین شرکت‌هایی که در طول یک سال هیچ‌گونه فعالیتی نداشته باشند، یعنی شرکت‌های بدون فعالیت و شرکت‌های با فعالیت محدود هم باید دفاتر خود را پلمپ کنند. برای مثال اگر شرکتی در سال ۱۴۰۱ غیرفعال باشد باید قبل از اتمام سال مالی، پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ را انجام دهد و دفاتر را به‌صورت سفید تا پایان سال مالی نگه دارد.
مهم‌ترین علل رد درخواست پلمپ دفاتر تجاری چیست؟
گاهی اوقات درخواست پلمپ دفاتر قانونی تایید نمی‌شود. از مهم‌ترین دلایل رد درخواست می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- استفاده از دفاتر سال های قبل
- ثبت هرگونه اطلاعات غیرواقعی
- ثبت نکردن فعالیت‌های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
- صفحات بیش از حد سفید باشند و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت
- تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
- درصورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد
خطای نامعتبر بودن کد پستی
اگر هنگام مراحل انجام پلمپ دفاتر به پیغام نامعتبر بودن کدپستی برخورد نمودید، باید به سامانه جامع ثبت شرکتها مراجعه نمایید؛ سپس نسبت به تنظیم صورتجلسه صحیح به منظور اعلام رسمی آدرس دقیق همراه با کدپستی معتبر اقدام نمایید.
مهم‌ترین نکاتی که هنگام پلمپ دفاتر باید دقت کنید:
- در انتخاب سال مالی به‌منظور پلمب و اعتبار دفاتر دقت فرمایید.
- دفاتر پلمب‌شده از تاریخ درخواست به بعد در هرسال مالی دارای اعتبار می‌باشد. بدیهی است اشخاص به‌منظور استفاده از این امکان می‌بایست قبل از شروع سال مالی اقدام به این درخواست نمایند . حتی‌المقدور انجام امور پلمب دفاتر خود را به ماه‌های پایانی سال موکول ننمایید.
- پرداخت هزینه‌های پلمب دفاتر تجارتی در سامانه به‌صورت اینترنتی امکان‌پذیر است.
- در شرکت‌هایی که تازه تأسیس‌شده‌اند، علاوه بر درخواست پلمب دفاتر برای سال جاری می‌بایست نسبت به درخواست پلمب سال بعدی مالی نیز اقدام نمایید. چراکه اعتبار دفاتر از تاریخ درخواست به بعد آن در سال مالی مربوطه محقق می‌گردد.
- بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است. این اقدام را از دفاتر منتخب پستی درخواست نمایید.
- دفاتر پلمپ شده بعد از پرداخت هزینه‌ها، در سامانه از طریق پست پیشتاز جهت متقاضی ارسال می‌گردد. بدیهی است پلمپ دفاتر تجاری مربوطه صرفاً به کد پستی آدرسی که توسط متقاضی درج گردیده است، ارسال می‌شود. برای این منظور آدرس خود را به‌صورت دقیق قید کنید.
- تکلیف انجام پلمپ دفاتر تجاری به‌موجب قانون تجارت، بلافاصله پس از ثبت شرکت در دفاتر ثبت تجاری الزامی است. مسئولیت عدم انجام این اقدام با مدیران مربوطه خواهد بود.
- منظور از شروع سال، ماه و روز مالی، انتخاب آنها بر اساس مراتب مشخص‌شده در اساسنامه شرکت که ثبت گردیده است می‌باشد. تاریخ پایان سال مالی به‌صورت خودکار توسط سامانه محاسبه می‌گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمب، مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نیست.
- برای پلمپ دفاتر نیازی به کد اقتصادی نیست. بدین ترتیب شما ابتدا برای پلمپ دفاتر تجاری خود اقدام می‌کنید و سپس اقدام به اخذ کد اقتصادی می‌نمایید.
سوالات متداول
اگر در مهلت مقرر دفاتر خود را ارسال نکنیم چه می‌شود؟
اگر مهلت زمان ارائه شده به پایان رسد و شما دفاتر خود را ارسال نکرد باشید جریمه مالیاتی خواهید شد. اما پس از آن هم می‌توانید درخواست پلمپ دفاتر دهید.
امکان پلمپ چند دفتر در یک سال وجود دارد؟
بله، در صورتی که برگه‌های دفتر برای ثبت حساب‌های مالی کافی نباشد، می‌توانید درخواست پلمپ دفتر جدید بدهید.
مدت اعتبار اظهارنامه چقدر است؟
مدت اعتبار اظهارنامه ۳ روز است و پس از آن منقضی خواهد شد.
در صورت مفقود شدن دفاتر تکلیف چیست؟
چنانچه دفاتر شما مفقود شده یا از بین رفته باشند، می توانید با اثبات مفقودی و عدم دسترسی به دفاتر در مراجع قضایی، گواهی دریافت کرده و به سازمان امور مالیاتی ارائه دهید.