پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر

تمامی سازمان ها اعم از موسسات و یا شرکت ها در زمان ثبت، چنانچه شامل قوانین مالیاتی باشند می بایست جهت اخذ پلمپ دفاتر خود، اقدام نمایند. تا بتوانند کلیه ی حساب های  مالی خود را تحویل سازمان امور مالیاتی دهند.

این دفاتر را دفاتر قانونی می نامند که جزئی از دفاتر رسمی می باشند و می بایست تمام فعالیت های مالی شرکت در زمینه کاری خود، کاملا خوانا، بدون خط خوردگی و یا لاک گیری وارد آن ها شود.

به جهت نبود نظارت دولتی در زمان نگارش این دفاتر به خاطر انجام درست این کار و تخطی در دفاتر و یا کم و زیاد کردن صفحات، در ابتدای هر سال مالی، شرکت ها دفتر نو دریافت میکنند. سپس با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها، دفاتر مذکور را که به تاریخ روز پلمپ قانونی شده اند دریافت می نمایند، تا از سوء استفاده احتمالی جلوگیری شود.

همچنین سازمانها در پایان هر سال مالی که اظهار نامه ی مالی خود را تحویل می دهند، می بایست این دفاتر را نیز جهت استناد، به اداره دارایی تحویل دهند.

پلمپ  دفاتر جزء قوانین می باشد و الزامی است. در صورت عدم اجرا جریمه ی مالیاتی مشمول شخص یا شرکت  مربوطه می شود. شرکت هایی که فعالیت ندارند نیز باید دفاتر مالی خود را تهیه و جهت ثبت عدم فعالیت خود، دفاتر را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهند.

سازمان ها نیز در آخر هر سال ضروریست اقدام به پلمپ دفاتر قانونی کنند. چنانچه برای فرار از مالیات اسناد و مدارک جعلی تهیه و ارائه شود، و یا به هر صورت به مدت سه سال از ارائه اظهار نامه مالیاتی خودداری نمایند، حبس از ۳ ماه تا ۲۲ ماه و نیز محرومیت از تمامی معافیت ها و بخشودگی های قانونی در این مدت زمان شامل حال مودی شده و جریمه نیز خواهند شد.

ضروری است تمام این دفاتر به مدت ۱۰ سال بعد از تمام شدن سال مالی نیز، نگهداری شوند.

تعاریفی در خصوص دفاتر پلمپ

دفتر پلمب روزنامه

این دفتر مختص ورود تمام اطلاعات روزانه از جمله واردات، صادرات درآمد ها و هزینه ها می باشد.

دفتر کل

این دفتر مختص ورود اطلاعات ریز دفتر روزنامه می باشد.

دفتر دارایی

ورود تمام اطلاعات دارایی ها و کلیه ی صادرات و واردات در طی یک سال گذشته به صورت دقیق در این دفتر انجام می پذیرد. اطلاعات این دفتر در انتها می بایست در دفتر کل ثبت شود و به امضا برسد. زمان تحویل دفتر به صورت سالیانه می باشد.

*در جهت کنترل کلیه این موارد، سازمان امور مالیاتی موظف است که دو یا سه نفر مطابق با  قانون بازرسی، برای رسیدگی به تمام مدارک و دفاتر ارائه شده توسط مودیان ( شرکت ها یا اشخاص ) ، به هر پرونده اختصاص دهد.

اقدام به گرفتن دفاتر پلمپ

جهت تهیه دفاتر پلمپ ابتدا باید مودیان برگه ی اظهار نامه ی پلمپ دفاتر تجاری ( موجود در سامانه اینترنتی اداره ثبت ) به همراه ذکر تعداد جلد دفاتر مورد نیاز تکمیل نمایند، و در آن شماره ی ثبت، آدرس شرکت و مشخصات مدیر عامل نیز درج گردد. در انتها برگه ی مزبور باید به مهر و امضای مدیر عامل شرکت یا موسسه برسد.

مدارک مورد نیاز پلمپ دفاتر

• کپی کارت ملی و شناسنامه مدیر عامل
• کپی روزنامه تاسیس و یا تغییرات نهایی شرکت، ثبت شده در روزنامه رسمی
• مهر شرکت

*نکته؛

از اواخر دی ماه ۱۳۹۴ با استناد به بخش نامه اداره ثبت شرکتها در تهران، مراحل انجام پلمپ دفاتر می بایست از طریق سامانه ثبت شرکتها اقدام گردد.

پیشتر درباره دفاتر قانونی، دفاتر روزنامه و دفاتر کل صحبت کرده ایم. در این مطلب قصد داریم تا بیشتر به مبحث پلمپ دفاتر بپردازیم.

همان طور که می دانید، این دفاتر به منظور تحریر روند فعالیت های مالی سالیانه در نظر گرفته شده اند. هر مجموعه اقتصادی مشمول قانون مالیات های مستقیم موظف است کلیه خرید و فروش ها و فعالیت های مالی شرکت را به ترتیب وقوع، به دقت و بدون خط خوردگی در این دفاتر پلمپ شده درج کرده و در پایان سال مالی و در موعد قانونی تحویل به همراه اظهارنامه مالیاتی جهت استناد و بررسی به حوزه دارایی مربوطه تسلیم نماید.

درخصوص نحوه تحریر دفاتر و چگونگی حفظ و نگهداری آنها و تکالیف مربوط به آن ها، ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم پیش بینی گردیده است.

لذا توصیه می شود مراتب آن را به دقت مطالعه کرده و در نگهداری و حفظ دفاتر توجه کافی داشته باشید.

حتی توصیه می کنیم پس از صدور برگه تشخیص و پرداخت مالیات مربوطه و دریافت مفاصا حساب نیز، دفاتر در بایگانی نگهداری شوند. چرا که هیئت ‌های تشخیص می‌توانند حسب تجویز سازمان امور مالیاتی کشور، کلیه دفاتر و اسناد و مدارک مالی مودیان را اعم از این که مربوط به سال مراجعه یا سنوات قبل باشند به منظور کسب اطلاعات لازم و ارائه آن به اداره امور مالیاتی ذیربط مورد بازرسی قرار دهند. یا در صورت لزوم دفاتر و اسناد و مدارک سنوات قبل را در قبال ارائه رسید به اداره امور مالیاتی ذیربط منتقل نمایند.

زمان تهیه دفاتر قانونی

زمان تهیه دفاتر پلمپ، ابتدای سال مالی است و تحریر آن در طی سال انجام می پذیرد و در نهایت در پایان سال مالی به همراه اظهارنامه مالیاتی تحویل حوزه مالیاتی می شود.
البته دقت داشته باشید که در مورد شرکت های تازه تاسیس سفارش دریافت دفاتر تا ۳۰ روز پس از ثبت امکان‌پذیر است، ولی از سال دوم به بعد برای هر سال مالی، باید قبل از شروع سال مالی جدید دفاتر را تهیه کنید.
همچنین توجه داشته باشید که نظر به اینکه اثرات حقوقی تحریر دفاتر به تاریخ بعد از پایان عملیات پلمپ باز می گردد و امکان پلمپ به تاریخ های گذشته میسر نمی باشد، باید نسبت به تهیه دفاتر در موعد قانونی دقت لازم مبذول گردد.

برای تهیه دفاتر پلمپ به کجا مراجعه کنم؟

جهت ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی طی مهلت قانونی باید به سامانه اداره ثبت شرکت ها به وبسایت سازمان ثبت اسناد کشور مراجعه کرده و درخواست خود را ثبت کنید. پس از ثبت درخواست و ارسال پستی مدارک مربوطه، دفاتر قانونی به نشانی مرکز اصلی شرکت فرستاده خواهد شد.

فهرست آدرس مراکز اجرای پلمپ تجاری را می توانید از اینجا دانلود کنید.

مدارک مورد نیاز جهت اخذ دفاتر پلمپ

• اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری که از سامانه دریافت شده و به امضای احدی از مدیران تکمیل کننده سامانه رسیده است.
• تصویر آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی حسب مورد (تغییر مدیران، دارندگان حق امضا، تغییر آدرس، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
• تصویر کارت ملی.
• اصل یا تصویر مصدق وکالتنامه یا معرفی نامه حسب مورد استفاده از وکیل و اشخاص حقوقی دولتی.

تاخیر در تحریر دفاتر تا چه میزان مورد تایید است؟

طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید نهایتا تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
تاخیر مجاز برای شرکت های تازه تاسیس ۳۰ روز بوده و برای سایر شرکت ها، حسب تشخیص هیئت ۳ نفره، وفق بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم تا ۱۵ روز می تواند مجاز باشد.

آیا شرکت ها در صورت عدم فعالیت هم مکلف به تهیه و ارائه دفاتر هستند؟

بله در اینگونه موارد نیز به همراه نامه اظهار عدم فعالیت، دفاتر باید به صورت سفید در موعد مقرر تحویل داده شود.

در صورت مفقود شدن دفاتر تکلیف چیست؟

چنانچه دفاتر شما مفقود شده یا از بین رفته باشند، می توانید با اثبات مفقودی و عدم دسترسی به دفاتر در مراجع قضایی، گواهی دریافت کرده و به سازمان امور مالیاتی ارائه دهید.

تحریر دفاتر قانونی

حتما می دانید که ارائه دفاتر به معنی قبول آن ها نیست و ممکن است دفاتر تحریر شده به دلایل مختلف رد شوند. با رعایت و آگاهی از نکات زیر، احتمال رد دفاتر را می توانید به حداقل برسانید.

چه مواردی در تحریر دفاتر باعث رد دفاتر خواهد شد؟

• خارج شدن از پلمپ به هر دلیلی.
• ثبت هزینه و درآمدهای ساختگی در صورت احراز توسط مامورین مالیاتی.
• عدم رعایت ترتیب/تاریخ وقوع در ثبت دفاتر.
• ثبت رویدادهای قبل از تاریخ پلمپ دفاتر.
• تحریر دفاتر با مداد یا هر وسیله ای که قابل پاک شدن باشد.
• هرگونه مخدوشی قابل احراز توسط مامور مالیاتی.
• حاشیه نویسی، درج اطلاعات بین سطور، پاک کردن برخی نوشته ها و حذف برگه های شماره گذاری شده.
• سفید گذاشتن غیر منطقی برخی از برگه ها که شبه سوء استفاده در مامورین ایجاد کند.
• عدم تحویل دفاتری که خالی مانده اند.
• عدم انطباق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی شرکت.
• هرگونه بستانکاری حساب های نقدی و بانکی.
• عدم ثبت برخی از مراوادات مالی.
• ثبت رویدادهای ۲ سال متوالی در یک دفتر.
• عدم تحریر دستی.(تایپ موجب رد دفاتر خواهد شد.)