شرکت‌های تجاری از زمان به ثبت رسیدن، به طور مداوم نیازمند بازرسی هستند. واضح ترین چیزی که میتوان در خصوص شرکت‌های تجاری گفت همین موضوع است. مثلا فقط کافی است سهامداران یک شرکت تجاری، برای مدت کوتاهی، در زمان ارتقا و پیشرفت و کسب درآمد مالی فراوان شرکت، نسبت به میزان دارایی و درآمد‌ها و مخارج شرکت بی خبر باشند. دقیقا در همین زمان است که هر شخصی میتواند از فرصت استفاده کرده و حساب‌ها و دارایی شرکت را دستکاری نموده و یا اینکه می تواند نمودار درآمدی شرکت، که مخصوص سهامداران شرکت است را تغییر دهد. به همین دلیل، در قانون تجارت قوانین خاصی برای شرکت‌های تجاری وضع شده و از مسئولان شرکت های تجاری می‌خواهد که بازرس و یا بازرسانی را برای شرکت خود تعیین نمایند.
همچنین برای بازرسان وظایف و تعهدات و تکالیفی وضع شده است که همیشه باید با دقت و دقیق، این قوانین را رعایت نمایند. اگر برای شرکت ها اینگونه نظارت درون سازمانی وجود داشته باشد در آخر این نظارت به نفع خود شرکت ها می باشد. زیرا در این صورت سهامداران و مدیران به صورت واضح و شفاف در جریان تمامی رخدادهای مالی شرکت قرار می گیرند و در صورت بروز هرگونه مشکلی، مسئولان بی دلیل به کسی مضنون نشده و کسی را متهم نمی کنند.
چه شرکت‌هایی باید بازرس داشته باشند؟
لازم است که تمامی شرکت‌های سهامی، اعم از شرکت های سهامی خاص و شرکت های سهامی عام بازرس داشته باشند. ولی وجود بازرس در شرکت‌های با مسئولیت محدود الزامی نیست. در شرکت های با مسئولیت محدود فقط زمانی وجود بازرس ضروری و اجباری است که تعداد سهامداران شرکت بیش از ۱۲ نفر باشد. لازم به ذکر است که قانون در این مورد از عبارت ناظر استفاده می‌کند زیرا این افراد به نوعی برخی از وظایف بازرسان در شرکت‌های سهامی را انجام می دهند، در واقع وظایف محدودتری نسبت به بازرسان شرکت های سهامی دارند.
چگونگی انتخاب بازرسان
انتخاب بازرس در شرکتها، در مجمع عمومی عادی و طبق قانون انجام می شود. به این صورت که در هر سال یک یا چند بازرس انتخاب می‌شوند، تا طبق قانون وظایف خود را انجام دهند. در خصوص انتخاب بازرس طبق تبصره ماده ۱۴۴ لایحه قانون تجارت، وزارت امور اقتصادی و دارایی میتواند فهرستی از بازرسان معتمد و متخصص اعلام کند. در این خصوص، قانون تجارت برای انتخاب درست بازرسین شرکت سهامی اهمیت زیادی قائل شده است، در حدی که اگر از بازرسین شرکت، صورت دارایی و ترازنامه و حساب سود و زیان سالانه شرکت را تصویب نکرده و گزارش ارائه دهند، مجمع عمومی حسابهای مالی شرکت را بی اعتبار خواهد دانست. (ماده ۱۵۲ لایحه اصلاحی ۱۳۴۷)
محدودیت‌هایی برای انتخاب بازرس
- بازرس نباید دارای سوء پیشینه کیفری باشد.
- بازرس نمی تواند عضو هیات مدیره یا مدیر عامل شرکت باشد.
- بازرس نمی تواند از خویشاوندان مدیر عامل باشد.
- هرکسی که خود یا همسرش از هیات مدیره یا مدیر عامل شرکت حقوق دریافت می کند نمی تواند بازرس باشد.
در نتیجه اشخاصی که محدودیت های بالا را نداشته باشند، می‌توانند به عنوان بازرس انتخاب شوند.
زمانی که یک شرکت سهامی عام و یا یک شرکت سهامی خاص بخواهد اولین بازرس یا اولین بازرسان شرکت خود را در مجمع عمومی موسسین انتخاب کند، این انتخاب باید طبق تقاضانامه ای باشد که در زمان تاسیس شرکت به اداره ثبت شرکت ها اعلام می کند. در مجمع عمومی عادی، در کنار بازرس یا بازرسین اصلی انتخاب یک یا چند بازرس علی البدل برای زمانهای خاص مثل فوت، استعفا یا سلب شرایط و یا عدم پذیرش سمت از طرف بازرس یا بازرسین اصلی، جهت انجام وظایف بازرسی برای شرکت الزامی است.
*پس طبق موارد فوق شرکت تحت هیچ شرایطی، در هیچ زمانی و به هیچ بهانه ای نمی تواند و نباید بدون بازرس بماند.
وظایف بازرسان
- بازرس موظف به انجام اموری است که بتواند منافع مدیران، سهامداران، کارمندان، سرمایه گذاران، فروشندگان و مشتریان شرکت را حفظ کند.
- بازرس باید نظر خود را درباره صحت مطالب و اطلاعاتی که مدیران (هیئت مدیره و مدیر عامل) در اختیار مجامع عمومی (سهامداران) گذاشته اند اعلام کند و اگر آنان اطلاعاتی نا صحیح در اختیار صاحبان سهام بگذارند بازرس باید مطمئن شود که حقوقی مثل تقسیم سود و حق رای برای صاحبان سهام در حدودی که قانون و اساسنامه شرکت برای آنان تعیین کرده است به طور یکسان رعایت شده باشد (ماده ۱۴۸ لایحه قانونی ۱۳۴۷)
- بازرس یا بازرسان می‌توانند در هر زمان که لازم بدانند هرگونه رسیدگی و بازرسی لازم را انجام بدهند و اسناد و مدارک و اطلاعات مربوط به شرکت را مطالبه کرده و مورد رسیدگی قرار دهند. این اصلی‌ترین و حیاتی‌ترین وظیفه بازرسان است.
مسئولیت بازرسان چیست؟
طبق قواعد عمومی مربوط به مسئولیت مدنی، بازرس یا بازرسان در برابر شرکت و اشخاص ثالث نسبت به تخلفاتی که در انجام وظایف خود مرتکب می‌شوند، مسئول هستند و ملزم به جبران خسارت وارده خواهند بود. بنابراین هرگونه قصور و کوتاهی در کاری از سوی بازرسان، درباره بررسی عملکرد مالی شرکت و یا عدم اطلاع‌رسانی جرایم هیات مدیره به سهامداران و مراجع قضایی میتواند باعث شود که مسئولیت پرداخت خسارات وارده بر عهده بازرس باشد.
در معاملاتی که با شرکت یا به حساب شرکت انجام می‌گیرد، بازرسان نمی‌توانند به طور مستقیم یا غیرمستقیم ذینفع شوند، اما می‌توانند از سهامداران حق‌الزحمه دریافت نمایند.
محدودیت های احراز صلاحیت بازرسین
همان طور که گفتیم؛ بازرسین پس از اتمام دوره تصدی آن ها که در اساسنامه مشخص شده است، می توانند مجددا برای احراز این مقام انتخاب شوند، اما در صورتی که دارای محدودیت های زیر نباشند:
• محجوریت و ورشکستگی.
• دارا بودن پیشینه محکومیت کیفری قطعی موثر.
• اشتغال به مشاغل دولتی.
• منتفع بودن از هر گونه مراوده با شرکت (در قالب فروشنده یا خریدار یا دلال و حق العمل کار و کارگزار و وکیل و… در رابطه با شرکت به طور مستقیم و غیر مستقیم)
• اقربای سببی و نسبی مدیران و مدیرعامل تا درجه سوم از طبقه اول و دوم.
بازرس علی البدل
به تعداد یک یا چند نفر (حداقل یک نفر) توسط مجمع انتخاب می شوند تا در شرایطی که بازرس یا بازرسان اصلی به یکی از علت های استعفا، عزل، سلب شرایط یا فوت قادر به ادامه مسئولیت خود نبود، تا پایان دوره موظف وی، عهده دار مسئولیت او گردند.
مسئولیت مدنی:
بازرس یا بازرسین در مواردی که در انجام مسئولیت های خود مرتکب تقصیری گردیده و ضرر و خسارتی را به شرکت و یا اشخاص ثالث وارد نموده باشند مطابق قواعد عمومی مسئولیت مدنی موظف به جبران آن هستند.
مسئولیت کیفری:
چنانچه شخصی با علم بر منع قانونی برای پذیرفتن سمت بازرسی بازهم قبول مسئولیت کند به حبس تادیبی بین دو تا شش ماه یا جزای نقدی یا هردو محکوم خواهد شد.
همچنین اگر بازرسین در ارائه گزارش اشتباه کرده و یا مرتکب تخلفی شوند و یا گزارشی که مغایر با حقیقت است را آگاهانه تایید نمایند، به حبس تادیبی از ۳ ماه تا دو سال محکوم خواهند شد.