هدف از تهیه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری است که تمامی امور تجاری تحت نظم و انضباط و ضوابط خاصی انجام بگیرد و اسم تجار و نوع فعالیت تجاری آن‌ها در دفاتر مربوطه ضبط و تحت نظر اداره مالیات تایید می‌شود. به صورت کلی دفاتر تجارتی شامل چهار دفتر روزنامه, کل, کپیه و معین هستند. تجار باید نسبت به درج تمامی صورتحساب‌های خود در آن اقدام نمایند. باید گفت دفاتر روزنامه و کل باید به صورت اجباری تهیه شوند. امور تجاری و بازرگانی به همراه هر نوع گردش مالی در آن‌ها ثبت و درج گردد.
هر تاجر چه شخص حقوقی و یا حقیقی باید هرساله نسبت به اخذ دفاتر تجارتی اقدام کرده و بعد از اتمام هر سال مالی، این دفاتر را باید به اداره مالیات تحویل دهد. همه فردی که داخل ایران چه ایرانی باشد و چه غیرایرانی مشغول فعالیت‌های تجاری باشد باید خود را به این دفاتر معرفی کند.
این دفاتر صفحات آن‌ها در دو توسط دادستان محل و یا نماینده او شماره‌گذاری و امضا خواهد شد و آن را به مهرداد سرام محور می‌کند. تعداد صفحات با تمام حروف در اول و آخر هر دفتر با ذکر تاریخ مشخص می شود تا همه صفحات آن معلوم بوده و به طور واضح مشخص باشد که دارای چند صفحه است تا درد حین انجام ثبت اطلاعات افراد مختلف صفحه از آن کمی آب به آن اضافه نشود و همچنین از کلیه راه های سوء استفاده و تخلف که در زمینه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری ممکن است روی بدهد جلوگیری شود.
سامانه ثبت شرکت‌ها و موسسات تجاری آسان ثبت
یکی از موارد مهم برای داشتن کارت بازرگانی تهیه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری است. همه افراد حقوقی و حقیقی باید نسبت به اخذ و سفارش آنلاین پلمپ دفاتر اقدام نموده و پس از دریافت دفاتر نسبت به ثبت اظهارنامه دفتر تجاری خود اقدام نمایند. پلمپ دفاتر ثبت تجارتی توسط اداره ثبت شرکت‌ها موسسات غیر تجاری صورت می‌گیرد.
یکی از مهمترین نکاتی که باید در مورد ثبت نام در دفتر ثبت تجاری بدانید این است که چنانچه وکیل دادگستری سالنامه شخص حقیقی را دریافت می‌کند و کالا توسط شخص امضا شده خواهد شد. علاوه بر این در صورتی که اظهارنامه شخص حقوقی توسط وکیل دادگستری دریافت می‌شود این وکالتنامه باید توسط مدیرعامل شرکت امضا و مهر شده و تمامی صفحات سالنامه توسط شخص حقیقی امضا و توسط مدیرعامل شرکت امضا و مهر شود.
مدارک اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری
برای شخصیت حقیقی و حقوقی مدارک اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری با هم متفاوت هستند.
مدارک مورد نیاز جهت صدور اظهارنامه اشخاص حقیقی:
- تصویر شناسنامه و کارت ملی شخص
- تصویر صفحه اول دفاتر تجارتی شخص حقیقی در همان سال
- تعیین طبقات مورد درخواست
- اگر دریافت اظهارنامه از طریق وکیل شخص انجام می‌گیرد، اصل یا فتوکپی برابر اصل وکالتنامه
مدارک مورد نیاز جهت صدور اظهارنامه اشخاص حقوقی:
- کپی آگهی تاسیس شرکت و آخرین تغییرات تعیین سمت
- تعیین طبقات مورد درخواست
- کپی صفحه اول دفاتر تجارتی شخص حقوقی در همان سال
- اگر دریافت اظهارنامه از طریق وکیل شرکت انجام می‌شود، اصل یا فتوکپی برابر اصل وکالتنامه
مواردی که باید در اظهارنامه دفاتر ثبت تجاری ثبت شوند:
- اشخاص حقیقی نام و نام خوانوادگی متقاضی و رئیس بنگاه را مشخص کنند. شخصیت‌های حقوقی نیز می‌بایست نام و نوع شخصیت حقوقی را مشخص و به همراه شناسه ملی و شماره ثبت در اظهارنامه درج نمایند.
- تاریخ و محل تولد, شماره شناسنامه و محل صدور, آدرس و کد پستی
- مرکز قانونی شخصیت حقوقی و کد پستی آن
- میزان سرمایه شخصیت حقیقی و یا حقوقی
- شماره پیگیری پلمپ دفتر روزنامه
- شماره پیگیری پلمپ دفتر کل
- شماره سریال پلمپ
- رشته تجارت و یا رشته فعالیت
- درصورتی که رشته تجارت داخلی باشد، تعیین نوع معاملات و نام کالاهای مورد معامله در تجارت داخلی.
- درصورتی که رشته تجارت خارجی باشد، تعیین ارقام کالای وارد کننده، صادر کننده یا حق العمل کار
- در صورتی که شامل تجارت داخلی و تجارت خارجی باشد می‌بایست هر دو موضوع را مشخص نماید.
- امضاء متقاضی حقیقی و مهر و امضاء شخص حقوقی
سامانه ثبت اینترنتی اظهارنامه دفتر ثبت تجاری
در حال حاضر و با توجه به اینکه ثبت اظهارنامه دفاتر ثبت تجاری از قالب سنتی خارج گشته؛ سامانه «irsherkat.ssaa» جهت ثبت اینترنتی اظهارنامه توسط سامانه جامع ثبت شرکت ها راه اندازی شده است. از دیگر امکانات آن می‌توان به ثبت اینترنتی پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی اشاره نمود. متقاضیان ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی می‌توانند با ورود به سایت و انتخاب گزینه اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی و طی نمودن مراحل آن اقدام به ثبت اظهارنامه خود نمایند.
مراحل اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری چیست؟
۱. مراجعه به سامانه ثبت اسناد و مالک کشور
۲. پذیرش اظهارنامه ثبت نام در قسمت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی.
۳. وارد نمودن شماره پیگیری درخواست پلمب مکانیزه با توجه به دفتر کل و یا روزنامه.
۴. تکمیل اطلاعات و تهیه پرینت از اظهارنامه دریافتی.
۵. تهیه سه برگ اظهارنامه به همراه یک برگ گواهی پلمپ دفاتر تجارتی و کپی مدارک هویتی شخص. (کارت ملی و شناسنامه شخص حقیقی و روزنامه رسمی تاسیس برای شخصیت حقوقی)
۶. مراجعه به واحد ثبت نام دفاتر بازرگانی و تحویل مدارک.
۷. پرداخت مبلغ ۵۰۰ هزار ریال به عنوان کارمزد.
۸. اخذ اظهارنامه ثبت نام دفاتر تجاری به همراه شماره اظهارنامه و مهر برجسته.
دفاتر تجاری توسط چه کسانی مهر و امضا می‌گردد؟
دفاتر بایستی توسط دادستان شماره‌گذاری شده و توسط دادسرا مهر شود.
باید دقت داشته باشید چند مورد مهم جهت پیشگیری از سوء استفاده‌های احتمالی در دفاتر پلمب ذکر می‌گردد:
۱. تعداد صفحات دفاتر پلمپ با ذکر در بخش آغاز و پایان
۲. تاریخ
۳. شماره صفحات
اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری مسئول پلمب دفاتر می‌باشد. متقاضی بایستی تا پیش از شروع سال مالی نسبت به تهیه کلیه دفاتر اقدام نماید. پس از پلمپ دفاتر توسط اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر تجاری، می‌توان برای اظهارنامه دفتر ثبت تجاری اقدام نمود.
دقت داشته باشید در شرایطی که وکیل دادگستری اظهارنامه شخص حقیقی را دریافت می‌کند، وکالتنامه توسط شخص امضا گردد. در صورتی که وکیل دادگستری اظهارنامه شخص حقوقی را دریافت می‌کند، وکالتنامه توسط مدیرعامل شرکت امضا و مهر گردد. صفحات اظهارنامه توسط شخص حقیقی امضا و توسط مدیرعامل شرکت امضا و مهر می‌گردد.
سوالات متداول
کاربرد دفاتر تجارتی چیست؟
کاربرد دفاتر تجارتی، ثبت تمامی صورتحساب‌ها است. تهیه دفاتر روزنامه و کل اجباری است. کلیه گردش‌های مالی مربوط به امور مالی و بازرگانی در آن ثبت می‌گردد.
دفاتر تجاری توسط چه کسانی مهر و امضا می‌گردد؟
دفاتر بایستی توسط دادستان شماره‌گذاری شده و توسط دادسرا مهر شود.
چه کسانی شرایط دریافت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری را دارند؟
هر شخص حقیقی یا حقوقی دارای کسب و کار، بایستی هر ساله نسبت به اخذ دفاتر تجارتی خود اقدام نماید و در پایان هر سال مالی به اداره مالیات مراجعه نموده و دفاتر تکمیل شده خود را به پیوست اظهارنامه مالیاتی خود تحویل دهد.
دفاتر تجارتی شامل چند دفتر هستند؟
۱. دفتر روزنامه
۲. دفتر کل
۳. کپیه
۴. معین