تمامی سازمان ها اعم از موسسات و یا شرکت ها در زمان ثبت، چنانچه شامل قوانین مالیاتی باشند می بایست جهت اخذ پلمپ دفاتر خود، اقدام نمایند. تا بتوانند کلیه ی حساب های  مالی خود را تحویل سازمان امور مالیاتی دهند.

این دفاتر را دفاتر قانونی می نامند که جزئی از دفاتر رسمی می باشند و می بایست تمام فعالیت های مالی شرکت در زمینه کاری خود، کاملا خوانا، بدون خط خوردگی و یا لاک گیری وارد آن ها شود.

به جهت نبود نظارت دولتی در زمان نگارش این دفاتر به خاطر انجام درست این کار و تخطی در دفاتر و یا کم و زیاد کردن صفحات، در ابتدای هر سال مالی، شرکت ها دفتر نو دریافت میکنند. سپس با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها، دفاتر مذکور را که به تاریخ روز پلمپ قانونی شده اند دریافت می نمایند، تا از سوء استفاده احتمالی جلوگیری شود.

همچنین سازمانها در پایان هر سال مالی که اظهار نامه ی مالی خود را تحویل می دهند، می بایست این دفاتر را نیز جهت استناد، به اداره دارایی تحویل دهند.

پلمپ  دفاتر جزء قوانین می باشد و الزامی است. در صورت عدم اجرا جریمه ی مالیاتی مشمول شخص یا شرکت  مربوطه می شود. شرکت هایی که فعالیت ندارند نیز باید دفاتر مالی خود را تهیه و جهت ثبت عدم فعالیت خود، دفاتر را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهند.

سازمان ها نیز در آخر هر سال ضروریست اقدام به پلمپ دفاتر قانونی کنند. چنانچه برای فرار از مالیات اسناد و مدارک جعلی تهیه و ارائه شود، و یا به هر صورت به مدت سه سال از ارائه اظهار نامه مالیاتی خودداری نمایند، حبس از ۳ ماه تا ۲۲ ماه و نیز محرومیت از تمامی معافیت ها و بخشودگی های قانونی در این مدت زمان شامل حال مودی شده و جریمه نیز خواهند شد.

ضروری است تمام این دفاتر به مدت ۱۰ سال بعد از تمام شدن سال مالی نیز، نگهداری شوند.

تعاریفی در خصوص دفاتر پلمپ؛

1. دفتر پلمب روزنامه:

این دفتر مختص ورود تمام اطلاعات روزانه از جمله واردات، صادرات درآمد ها و هزینه ها می باشد.

2. دفتر کل:

این دفتر مختص ورود اطلاعات ریز دفتر روزنامه می باشد.

3. دفتر دارایی:

ورود تمام اطلاعات دارایی ها و کلیه ی صادرات و واردات در طی یک سال گذشته به صورت دقیق در این دفتر انجام می پذیرد. اطلاعات این دفتر در انتها می بایست در دفتر کل ثبت شود و به امضا برسد. زمان تحویل دفتر به صورت سالیانه می باشد.

*در جهت کنترل کلیه این موارد، سازمان امور مالیاتی موظف است که دو یا سه نفر مطابق با  قانون بازرسی، برای رسیدگی به تمام مدارک و دفاتر ارائه شده توسط مودیان ( شرکت ها یا اشخاص ) ، به هر پرونده اختصاص دهد.

اقدام به گرفتن دفاتر پلمپ:

جهت تهیه دفاتر پلمپ ابتدا باید مودیان برگه ی اظهار نامه ی پلمپ دفاتر تجاری ( موجود در سامانه اینترنتی اداره ثبت ) به همراه ذکر تعداد جلد دفاتر مورد نیاز تکمیل نمایند، و در آن شماره ی ثبت، آدرس شرکت و مشخصات مدیر عامل نیز درج گردد. در انتها برگه ی مزبور باید به مهر و امضای مدیر عامل شرکت یا موسسه برسد.

مدارک مورد نیاز پلمپ دفاتر:

• کپی کارت ملی و شناسنامه مدیر عامل
• کپی روزنامه تاسیس و یا تغییرات نهایی شرکت، ثبت شده در روزنامه رسمی
• مهر شرکت

*نکته؛

از اواخر دی ماه ۱۳۹۴ با استناد به بخش نامه اداره ثبت شرکتها در تهران، مراحل انجام پلمپ دفاتر می بایست از طریق سامانه ثبت شرکتها اقدام گردد.