دفاتر قانونی همان دفاتری هستند که تاکنون بارها نام آن ها را به طرق مختلف شنیده اید. دفاتر روزنامه، دفاتر کل، دفاتر معین و … . در واقع دفاتر کل، دفاتری هستند که قانون جهت ثبت و نگهداری کلیه عملیات مالی شرکت ها در نظر گرفته است. در واقع شما پس از ثبت شرکت هر سال با این دفاتر سر و کار خواهیدداشت.
بنابراین شرکت ها موظف به ثبت کلیه رویدادهای مالی شان در این دفاتر می باشند. دفاتر قانونی به دو دسته تقسیم می شوند:
دفاتر رسمی: دفتر کل و دفتر روزنامه از دفاتر قانونی و رسمی هستند.
دفاتر غیر رسمی: دفتر معین دفتر قانونی و غیر رسمی است.
دفاتر روزنامه
کلیه مراودات مالی شرکت در دفاتر روزنامه به ثبت می رسد. مراودات به ترتیب تاریخ و شماره در دفاتر روزنامه ثبت می شوند، این دفتر دارای ستون های بستانکار، بدهکار، تاریخ، شماره و شرح مختصر رویداد مالی است.
انواع دفاتر روزنامه
دفاتر روزنامه بر دو نوع است: عمومی و اختصاصی
در دفاتر عمومی کلیه عملیات مالی ثبت می شود ولی در دفاتر اختصاصی ثبت مراودات به تفکیک صورت می گیرد. مثلا پرداخت های نقدی و یا دفاتر پرداخت غیر نقدی و چک و یا دفاتر خرید و دفاتر فروش جزو دفاتر روزنامه اختصاصی هستند.
دفاتر کل
این دفاتر دارای همان جزییات دفاتر روزنامه هستند با این تفاوت که دفاتر کل، دارای ستونی به نام تشخیص نیز هستند. ستون تشخیص ستونی است که در آن وضعیت بستانکاری یا بدهکاری در آن مشخص می شود. دفتر کل، برای هر حساب یک صفحه جداگانه دارد و تمام حساب های دفتر روزنامه بصورت هفتگی یا تا پایان ماه به این دفاتر منتقل می شوند.
دفاتر معین
برای کمک به سهولت استخراج اطلاعات دقیق و جزئی و مجزا نمودن حساب ها از دفتر کل کاربرد دارد. مثلا دفتر معین بدهکاران، دفتر معین بستانکاران و دفتر معین بانک.
آیا استفاده از دفاتر قانونی ضرورت دارد؟
باید بدانید که تهیه این دفاتر به عنوان اسناد پلمپ شده برای تنظیم صورت های مالی در سال مالیاتی از الزامات قانونی است. بنابراین، از این نظر استفاده از آن ها ضرورت دارد.
اما به طور کلی، و جدا از الزامات قانونی، این دفاتر جهت ایجاد انضباط مالی و کاهش اشتباهات حسابداری ضروری هستند. چرا که با تهیه و ثبت اطلاعات در این دفاتر به منزله یک سند رسمی، دسترسی به جزییات رویدادهای مالی به ترتیب وقوع با سهولت میسر خواهد شد.
همچنین مشمولین مالیات تکلیفی موظفند که صورت هزینه های سالیانه خود را مطابق استانداردهای حسابداری در این دفاتر ثبت کرده و تسلیم ممیزین مالیاتی کنند تا جهت تشخیص میزان دقیق مالیات تعلق گرفته مورد استناد قرار گیرند.
بهتر است بدانید که در صورت تنظیم صحیح و ارائه در موعد مقرر، دفاتر مودی مالیاتی می تواند از بخشودگی ها و معافیت های مالیاتی بهره مند شود. برای نمونه در صورت قبولی ۳ سال متوالی دفاتر مودی می تواند از ۵ درصد معافیت مالیاتی برخوردار گردد.
پلمپ دفاتر تجاری
دفاتر رسمی و قانونی پیش از تحریر هر نوع رویداد مالی و پولی طبق ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت، باید توسط نماینده اداره ثبت اسناد امضا و اوراق آن شماره گذاری شود. همچنین از آنجا که با مهر سربی وزارت دادگستری پلمپ و منگنه می شود به نام دفاتر پلمپ شهرت یافته است.
معمولا صفحه ابتدایی و آخرین صفحه دفاتر، با قید تاریخ مشخص و امضا می گردد. کلیه اعداد نیز باید با حروف در آن قید شود. همین طور مطابق بند ۲ آیین نامه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی، اطلاعات باید به زبان فارسی در آن ثبت شود.
طبق ماده ۱۴ قانون تجارت اگر این دفاتر طبق مقررات قانون تجارت، تنظیم و تحریر ونگهداری شود، بین تجار و امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت فاقد اعتبار بوده و حتی علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.
دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می‌باشند که بر حسب کارکرد در نسخه های ۵۰ و۱۰۰و۱۵۰برگی موجود و قابل ارائه می باشند.