هر جلسه‌ای که برگزار می‌شود (خواه در آن تصمیمات مهمی برای فعالیت یک شرکت یا امورات جاریِ یک ساختمان گرفته شود یا درباره‌ی رسیدگی به پرونده‌ای قضایی باشد) هدف و نتیجه‌ی مشخصی دارد. به هدف جلسه می‌باشد و تنظیم صورتجلسه لازم است. در‌اصطلاح «دستور جلسه» و به نتیجه‌ی آن، «پصورتجلسه» می‌گویند.
دستور جلسه
دستور جلسه شرح تمام مواردی است که یک جلسه بخاطر بررسی و تصمیم‌گیری درباره‌ی آنها، برگزار می‌شود.
صورتجلسه
صورتجلسه سندی است که طبق آنچه برای ثبت شرکت و آن چه جلسه گذشته و تصمیماتی که در جریان جلسه اتخاذ شده، تنظیم می‌شود.
«دستور جلسه» را قبل از برگزاری جلسه و «صورتجلسه» را بعد از برگزاری تنظیم می‌کنند و هر دو، به برگزار‌کنندگان کمک می‌کنند تا بتوانند ضمن هدفمند برگزار کردن هر جلسه، به تصمیمات اخذ شده، قدرت اجرایی دهند. اینکه یک صورتجلسه به روش اصولی نوشته شود و به امضای تمامی شرکت‌کنندگان برسد، از مهمترین مواردی است که به آن اعتبار می‌بخشد.
در این مطلب قصد داریم تا شما را با نحوه‌ی نوشتن صورتجلسه، اصولی که برای نوشتن آن باید رعایت کنید و انواع صورتجلسه آشنا کنیم.
صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه یک گزارش توصیفی و بدون سوگیری است که دو کارکرد مهم و اساسی دارد.
۱) شرح آنچه در جلسه رخ داده و تصمیماتی که اخذ شده برای آگاهی کسانی که در جلسه غایب بوده‌اند.
۲) سندی توافقی است که به امضای حاضرانِ در جلسه رسیده و شرکت‌کنندگان با امضای آن به تصمیمات گرفته شده متعهد می‌شوند.
به این نکته توجه کنید که هرچند قرار است آنچه در جلسه رخ داده را در صورتجلسه بنویسیم اما این بدان معنا نیست که درگیر حواشی شویم. اطلاعات، توافق‌ها، تصمیم‌ها و بحث‌های کلیدیِ مطرح شده در جلسه، مواردی است که باید در صورتجلسه قید شود.
نحوه‌ی نوشتن و تنظیم صورتجلسه
خاطرتان باشد که نوشتن صورتجلسه تنها مخصوص جلسات رسمی نیست بلکه، یک جلسه‌ی غیر رسمی نیز می‌تواند صورتجلسه داشته باشد و این کار کمک می‌کند تا مصوبات جلسه ضمانت اجرایی داشته و امضا‌کنندگانِ صورتجلسه، متعهد به انجام آنها باشند.
برای نوشتن یک صورتجلسه‌ی اصولی و کاربردی، نخستین چیز دانستن ساختار و ارکان صورتجلسه است.
ارکان تنظیم صورتجلسه
تمام صورتجلسه‌ها در متن خود باید حاوی این اطلاعات باشند:
- ساعت، تاریخ و مکان برگزاری جلسه
- شماره‌ی جلسه
- دستور‌جلسه
- مشخصات شرکت‌کنندگان و ذکر سِمت‌هایشان
- مطالب مطروحه در جلسه
- تصمیمات اخذ شده
- تکالیف جلسه‌ی بعدی
- امضای شرکت‌کنندگان
ثبت نکات کلیدی و مطالب مطروحه
شاید این سوال در ذهنتان شکل بگیرد که چگونه می‌توان به تمامی مطالب مطرح شده در جلسه پرداخت ولی درگیر حاشیه نشد؟
برای پاسخ به این سوال باید گفت، به‌جز موارد مهمی که در زیر آمده است، هر موضوع دیگری که به آن بپردازید، حاشیه محسوب می‌شود.
۱) ذکر خلاصه‌ی مذاکرات انجام شده در جریان جلسه با قید نام فردِ مطرح کننده
۲) عناوین پیشنهاد‌های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده
۳) شرح مصوبات جلسه با قید زمان و مسئول اجرای هر مصوبه (برای این منظور لازم است به شرح موارد زیر بپردازید)
- شرح موضوع مصوبات
- نام محلِ اجرای مصوبات
- نام فرد مسئول
- زمان دقیق اجرای مصوبات
- دلایل اجرای مصوبات
- چگونگی اجرای مصوبات
نحوه نوشتن صورت جلسه کارگاهی
در ادامه مطلب نکاتی پیرامون نحوه تنظیم صورتجلسه کارگاهی و عملیات اجرایی مورد بررسی قرار گرفته است. دستور کار عبارت است از ترتیب انجام کار با توجه به ترتیب و توالی، که به‌صورت مکتوب تدوین و بر اساس موازین خاصی برای اجرا به‌وسیله مقامات صالحه و در حدود وظایف، مسئولیت‌ها و مأموریت‌ها به متصدیان ذی‌ربط ابلاغ گردد. درواقع دستور کار خواسته کارفرما یا نماینده وی در مورداجرای پیمان است که به پیمانکار اعلام می‌شود. برخی فرم‌های خام صورتجلسات و دستور کار در ذیل برای دانلود قرار داده شده است.
دستورکار
دستور کار یکی از اوراق اجرایی است که در حین انجام کار بین کارفرما و پیمانکار مبادله می‌شود و شامل کلیه تغییرات و مواردی که در نقشه و مشخصات فنی پیش‌بینی نگردیده است. مثلاً در مورد عمق پی‌کنی و یا تغییر ابعاد آن با توجه به نقشه اجرایی و جنس وزن، مهندس ناظر می‌تواند دستور کار لازم را تهیه و توسط کارفرما به پیمانکار ابلاغ نماید. هیچ دستور کاری بدون وجود صورت مجلس آن، اعتباری جهت پرداخت در صورت وضعیت کارکرد پیمانکار ندارد.
صورت مجلس
صورت مجلس عبارت است از مقدار و حجم عملیات کارهایی که انجام‌شده و رؤیت می‌شود یا نمی‌شود که نیاز به امضای طرفین دارد. به معنای دیگر صورت‌مجلس، عملیات اجرایی انجام‌شده را گزارش می‌دهد. مطابق بند (۱۹-۴) فهرست‌بهای ابنیه، هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام‌شده قبل از تنظیم و ابلاغ صورت مجلس مجاز نمی‌باشد.
صورت جلسه: نوشته ای است که در ان رویدادهای جلسه ثبت شده و به امضای تک تک اعضا رسیده باشد.
گاهی در حین اجرا، تغییراتی در مصالح و یا نقشه‌های اجرایی توسط کارفرما داده شده و یا قسمت‌هایی از کار پس از اجرا روی آن پوشیده شده و کنترل در صورت وضعیت قطعی امکان ندارد. لذا برای آنکه در تهیه و تنظیم رسیدگی به صورت وضعیت‌ها مشکلی پیش نیاید باید دستور کار و صورت جلسه (صورت مجلس) تهیه شود. پیمانکار برای انجام قسمت‌های مختلف نیاز به مجوز شروع (Permit) یا دستور کار از طرف کارفرما یا ناظر پروژه دارد.
نحوه نوشتن صورتجلسه شرکت
هر مجمع یا جلسه‌ای که در خصوص اداره شرکت‌ها تشکیل می‌شود، مستلزم تنظیم صورتجلسه است بنابراین در تمامی جلسات مجمع اعم از مجمع عمومی، فوق‌العاده و عادی به‌صورت فوق‌العاده و جلسات هیئت‌مدیره باید صورتجلسه تنظیم شود.
صورتجلسه به‌وسیله دبیر یا منشی جلسه نوشته می‌شود که معمولاً یکی از اعضای جلسه است؛ اما در بعضی مواقع منشی یا دبیر جلسه از خارج از اعضای جلسه انتخاب می‌شود که باید توجه داشت که دبیر در این حالت دارای حق رأی در جلسه نیست.
نحوه تنظیم صورتجلسه شرکت
در نگارش هر صورتجلسه‌ای باید مواردی قید گردد. در ذیل مهمترین مواردی که در صورتجلسه باید قید شود بیان شده است:
۱- شماره جلسه:
شماره جلسه بر مبنای دوره‌ای بودن جلسه تعیین می‌شود؛ به عبارت بهتر در صورتی که جلسه به تناوب در زمان‌های مختلف برگزار می‌شود، باید شماره صورتجلسه در صدر آن ذکر شود.
۲- مشخصات شرکت‌کنندگان جلسه:
هر جلسه‌ای برای اینکه رسمیت یابد، نیاز به تعداد مشخصی از شرکا دارد. به همین منظور در هر صورتجلسه‌ای باید اقدام به مشخص کردن حد نصاب لازم برای تشکیل و رسمیت جلسه صورت گیرد.
۳- نوع صورتجلسه:
صورتجلسه بر اساس اینکه توسط چه مرجعی تنظیم شده باشد به سه دسته صورتجلسه مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق‌العاده و هیئت‌مدیره تقسیم می‌شود که باید در متن صورتجلسه حتما به آن اشاره شود.
۴- هدف تشکیل جلسه:
مشخص کردن موضوعی که جلسه برای تصمیم‌گیری در مورد آن تشکیل‌شده است یکی از موضوعاتی است که در صورتجلسه باید قید گردد.
۵- موضوعات مطرح‌شده در جلسه:
در هر جلسه‌ای فهرستی از موضوعات در جریان مطرح می‌شود که باید در صورتجلسه به طور دقیق و کامل قید شود.
۶- تصمیمیات اخذ شده در جلسه:
علاوه بر موضوعات مطرح در صورتجلسه باید تصمیمات اخذ شده در خصوص هر موضوع نیز برای اطلاع عموم و اداره ثبت شرکت‌ها بیان شود.
۷- زمان جلسه:
مشخص کردن زمان شروع و پایان جلسه از موضوعاتی‌ست که برای تنظیم صورتجلسه واجب است.
۸-تاریخ جلسه:
برای شروع هر جلسه‌ای دعوتنامه‌ای ارسال می‌شود که در آن تاریخ تشکیل جلسه بیان شده است به جهت بررسی درست بودن زمان تشکیل جلسه باید در صورتجلسه نیز تاریخ تشکیل جلسه برای بررسی قید گردد.
۹- مکان جلسه:
مکان جلسه نیز برای بررسی درست بودن مکان قید شده در آگهی دعوت باید در صورتجلسه قید شده باشد.
۱۰- امضا اعضای حاضر در جلسه:
پس از اتمام جلسه و اخذ تصمیم در هر یک از موضوعات برای تایید مطالب باید اعضای حاضر در جلسه ذیل صورتجلسه را امضا نمایند. پس از تنظیم صورتجلسه برای رسمیت یافتن تصمیمات و تغییرات اخذ شده باید اقدام به ثبت صورتجلسه در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها کرد تا بعد از بررسی و تائید آن برای انتشار آگهی برای اطلاع عموم اقدام شود.
نحوه نوشتن صورت جلسه اداری
نوشتن صورتجلسات ودستور جلسه‌های مختلف همواره یکی ازمهمترین وظایف مدیران برای برگزاری جلسات مختلف می باشد. اما نوشتن صورتجلسه اداری دارای قواعد واصول خاصی است که عدم رعایت آن موجب ناکارآمد بودن یک صورتجلسه وعدم اثرگذاری آن خواهدشد .
دانستن چگونگی صورت جلسه نویسی صحیح و نوشتن سریع آنها و تدوین و تنظیم یک صورت جلسه بی نقص یک مهارت در ارتباطات تجاری است که بسیار ارزشمند است. عدم وجود صورت جلسه باعث می‌شود ساعات زیادی در سعی برای بخاطر آوردن اینکه چه کسانی برای انجام چه کارهایی موافقت کرده اند٬ تلف شود.
پرسش‌های پرتکرار پیرامون نحوه‌ی نوشتن صورتجلسه
انواع صورتجلسه کدامند؟
هرچند قواعد کلی نوشتن صورتجلسه در همه‌ی موارد یکسان است اما، صورتجلسه‌ها متناسب با موضوع جلسه، به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که در ادامه به چند موضوع مهم اشاره شده است:
- صورتجلسه‌ی شرکت
- صورتجلسه‌ی اداری
- صورتجلسه‌ی دعاوی دادگاهی
- صورتجلسه‌ی ساختمان
- صورتجلسه‌ی نظامی
- صورتجلسه‌ی انتظامی
- صورتجلسه‌ی مدرسه
هدف از نوشتن صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه با دو هدف مهم نوشته می‌شود:
- آگاهی غایبانِ جلسه از تمامی اتفاقاتی که رخ داده و تصمیمات مهمی که طی جلسه گرفته شده است.
- تهیه‌ی سندی توافقی که امضا‌کنندگانِ آن را متعهد به انجام مصوبات جلسه می‌کند.
راه‌های اعتباربخشی به صورتجلسه کدامند؟
صورتجلسه باید به‌روش اصولی نوشته شود و به امضای تمامی شرکت‌کنندگان برسد تا اعتبار لازم را داشته باشد.
مهمترین ویژگی یک صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه، گزارشی توصیفی و بدون سوگیری است. برای نوشتن صورتجلسه باید از بیان هرگونه نظر شخصی و پرداختن به حواشی خودداری کرد.
سلام دیشب تصادف کردم اورژانس اومد و حالم اوک بود و باهاشون نرفتم بیمارستان و نیروانتظامی اومد و صورت جلسه کرد الان پام شکسته میخام بدونم میتونم دنبال کارامو بگیرم و دوباره مامور بیاد کروکی بکشه؟