تمدید هیئت مدیره، سامانه تمدید هیئت مدیره با آسان ثبت

وظایف هیئت مدیره به طور کلی به دو دسته تقسیم می‌شوند: وظایف نظارتی و وظایف عملکردی. نظارتی همان وظایفی هستند که اعضای هیئت مدیره با پایش، بررسی و کنترل جریان امور در شرکت، به آن‌ها رسیدگی می‌کنند؛ وظایف عملکردی نیز وظایفی هستند که با مشارکت در رهبری و مدیریت امور به انجام می‌رسند. به طور کلی این وظایف را می‌توان به شرح ذیل بر شمرد:
مهم‌ترین وظایف نظارتی
مهم‌ترین وظایف نظارتی
● ارزیابی عملکرد و یا عزل مدیرعامل
● ارزیابی بودجه پیشنهادی مدیرعامل و اعمال اصلاحات مورد نظر برای ارائه به مجمع عمومی صاحبان سهام
● رسیدگی به گزارش‌های دریافتی از بازرس قانونی شرکت و حسابرسان
● رسیدگی به شکایت‌ها و گزارش های دریافتی از سهامداران و شرکا و ذی‌نفعان شرکت
● تعیین حسابرس و انجام انواع حسابرسی‌های دوره‌ای یا موردی

مهم‌ترین وظایف عملکردی
● انتخاب مدیرعامل
● مشارکت در انتخاب مدیران ارشد و میانی شرکت
● مشارکت در تهیه چشم انداز و برنامه راهبردی شرکت
● تدوین نهایی صورت‌های مالی و ترازنامه شرکت و ارائه آن به مجمع عمومی صاحبان سهام یا شرکای شرکت
● دعوت مجامع عمومی صاحبان سهام و شرکای شرکت و اداره آنها

با توجه به نوع خود شرکت و فعالیت آن، قوانین مشخصی جهت تغییر یا تمدید هیئت مدیره و تمدید بازرسان وجود دارد. معمولا در شرکت‌ها، در تاریخ تعیین شده توسط رای و تصمیم اعضا، هیئت مدیره تغییر می‌کند یا آن‌ها را مجدد برای بر عهده گرفتن آن سمت تمدید می‌نمایند. همانطور که گفتیم قوانین شرکت‌ها برای تمدید و یا تغییر هیئت مدیره متفاوت می‌باشد.
در برخی از شرکت‌ها نیز هیچ قانونی مبنی بر داشتن الزام در این جهت وجود ندارد و این کار به صورت اختیاری و با نظر سهامداران و اعضای شرکت صورت می‌گیرد. در شرکت سهامی خاص یک هیئت مدیره حداقل ۳ نفر باید حضور داشته باشد. بر طبق آنچه در قانون آمده است مدیران می‌توانند حداقل دو سال در سمت خود باشند.

● ارائه صورتجلسه تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین با وجود مهر و امضای تمامی حاضرین در جلسه
● کپی برابر اصل مدارک شناسایی مدیران و بازرسان
● ارائه مدارک تحصیلی مدیران و بازرسان
● فهرست نام تمامی سهامداران و مقدار سهام آن‌ها
● روزنامه رسمی ثبت شرکت همراه با آگهی آخرین تغییرات آن به همراه اساسنامه شرکت
● گواهی عدم سابقه کیفری و پایان خدمت یا معافی ( در صورت مذکر بودن) مدیران و بازرسین

برای آن که در یک شرکت مدیر عامل را بتواند تغییر داد، به صورتجلسه نیاز دارید. این صورت جلسه باید توسط اکثر اعضای هیئت مدیره امضا شده باشد. لازم به ذکر است که صورت جلسه مذکور باید در مجمع عمومی مطرح شود و بعد از بحث در رابطه با آن و با معرفی شخص دیگری به عنوان مدیر عامل، اعضا آن را امضا کنند. پس قبل از تنظیم صورتجلسه، باید مدیر عامل جدید را مشخص کرده باشید.
توجه داشته باشید که تغییر مدیر عامل شرکت بدون این صورتجلسه امکان پذیر نیست و یکی از مهم‌ترین مدارکی که باید به اداره ثبت تحویل دهید، همین صورتجلسه امضا شده است. پس توصیه می‌کنیم که در تهیه آن دقت کافی داشته باشید.
در هنگام تنظیم صورتجلسه برای تغییر مدیر عامل شرکت به تاریخ آن دقت کنید و آن را در زمانی تنظیم کنید که تعطیلی رسمی پیش روی نداشته باشید. زیرا این صورتجلسه تنها سه روز اعتبار دارد و در این مدت باید آن را به اداره پست برای ارسال به اداره ثبت تحویل دهید. در غیر این صورت اگر از مدت زمان آن بگذرد، باید صورتجلسه دیگری را تنظیم کنید.

برای آن که در یک شرکت مدیر عامل را بتواند تغییر داد، به صورتجلسه نیاز دارید. این صورت جلسه باید توسط اکثر اعضای هیئت مدیره امضا شده باشد. لازم به ذکر است که صورت جلسه مذکور باید در مجمع عمومی مطرح شود و بعد از بحث در رابطه با آن و با معرفی شخص دیگری به عنوان مدیر عامل، اعضا آن را امضا کنند. پس قبل از تنظیم صورتجلسه، باید مدیر عامل جدید را مشخص کرده باشید.
توجه داشته باشید که تغییر مدیر عامل شرکت بدون این صورتجلسه امکان پذیر نیست و یکی از مهم‌ترین مدارکی که باید به اداره ثبت تحویل دهید، همین صورتجلسه امضا شده است. پس توصیه می‌کنیم که در تهیه آن دقت کافی داشته باشید.
در هنگام تنظیم صورتجلسه برای تغییر مدیر عامل شرکت به تاریخ آن دقت کنید و آن را در زمانی تنظیم کنید که تعطیلی رسمی پیش روی نداشته باشید. زیرا این صورتجلسه تنها سه روز اعتبار دارد و در این مدت باید آن را به اداره پست برای ارسال به اداره ثبت تحویل دهید. در غیر این صورت اگر از مدت زمان آن بگذرد، باید صورتجلسه دیگری را تنظیم کنید.

نام شرکت:………………………..
شماره ثبت شرکت:…………….. سرمایه ثبت شده:…………………
صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده شرکت…………..سهامی خاص ثبت شده به شماره …………………در تاریخ ……………..ساعت ………………..با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت(اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف:در اجرای ماده ۱۰۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت:
خانم/آقای……………………………به سمت رئیس جلسه
خانم/آقای………………………….به سمت ناظر جلسه
خانم/آقای…………………………به سمت ناظر جلسه
خانم/آقای………………………..به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در رابطه با دستور جلسه انتخاب مدیران ، تصمیمات به شرح ذیل اتخاذ شد.
ب-1-اعضای هیئت مدیره عبارتند از خانم/آقای…………… خانم/آقای…………….. خانم/آقای…………… برای مدت دو سال انتخاب شده و قبولی خود را با امضاء ذیل صورتجلسه اعلام می دارند. مجمع در راستای اجرای ماده ۱۲۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت تصویب کرد که یکسان بودن رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل بلامانع است.
ج: به خانم/آقای……………….یکی از سهامداران یا یکی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که به اداره ثبت شرکت ها جهت ثبت صورتجلسه مراجعه کرده و حق الثبت را واریز کرده و ذیل دفاتر ثبت را امضا کند..
امضاء هیئت رئیسه:رئیس جلسه……………………..ناظر جلسه……………………..منشی جلسه……………………………امضاء اعضای هیئت مدیره:
1- ……………………………… 2- ………………………….. 3- …………………………….. 4- …………………………..
امضاء بازرسین: )بازرس اصلی بازرس علی البدل(

⮚ در ابتدا باید جلسه مجمع عمومی عادی در شرکت برگزار شود و صورتجلسه‌ای با این موضوع (تمدید هیئت مدیره) نوشته شود. سپس باید آن چه به عنوان صورتجلسه نوشته شده است را اعضای هیئت مدیره و بازرس‌ها امضا کنند.
⮚ ورود به سامانه اداره ثبت، وارد نمودن اطلاعات و بارگذاری صورت جلسه در این سایت
⮚ در صورت دریافت تأیید اولیه توسط کارشناسان باید مدارک و رسید پذیرشی که از سامانه دریافت کرده‌اید را به آدرس اداره ارسال کنید. برای این کار باید از پاکت‌های زرد رنگ مخصوصی استفاده کنید.
⮚ در صورت تأیید مدارک و انجام گرفتن تمامی کارهای ثبت، باید در مکان اداره حضور به عمل آورده و اقدام به پرداخت هزینه‌های لازم کنید. در غیر این صورت زمانی به شما داده می‌شود که مدارک را اصلاح کرده و مجددا ارسال کنید.
⮚ در نهایت باید آگهی تمدید مدیران و بازرسان شرکت در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار چاپ شود.

در سامانه آنلاین تمدید هیئت مدیره و بازرسان‌ آسان ثبت با ورود اطلاعات و ثبت سفارش آنلاین می‌توانید بدون مراجعه حضوری و در کمترین زمان ممکن، مدت ماموریت هیئت مدیره و بازرسان شرکت یا موسسه خود را تمدید نمایید. با دنبال کردن راهنمای سامانه تمدید هیئت مدیره آسان‌ثبت و دریافت مشاوره توسط کارشناسان مجرب، می‌توانید به راحتی این روند قانونی را به انجام برسانید.

تمام اقداماتی که برای ثبت و یا ایجاد تغییر یک موضوع در رابطه با شرکت صورت می‌گیرد در بردارنده یک سری هزینه‌ها است. از جمله هزینه‌هایی که هنگام تمدید هیئت مدیره با آن رو به رو می‌شوید می‌توان به هزینه چاپ آگهی دعوت به مجمع عمومی در روزنامه رسمی، هزینه پست مدارک، کارمزد مربوط به ثبت در اداره مورد نظر و هزینه مربوط به چاپ آگهی تمدید در روزنامه رسمی اشاره کرد. اداره برای آن که تمدید را برای شما انجام دهد نیز، هزینه‌ای را از شما دریافت می‌کند.

❖ صورتجلسه تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت باید توسط تمامی اعضای هیئت مدیره و سهامداران شرکت امضا شود. توجه کنید که اسامی کامل آن‌ها باید در صورتجلسه عنوان شود.
❖ صورت جلسه‌ای که امضا می‌شود، تنها ۳ روز دارای اعتبار است و باید هر چه سریع‌تر برای تمدید اعضای هیئت مدیره شرکت خود اقدام کنید.
❖ برای تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین شرکت باید جلسه مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود و صورت جلسه در آن تمدید و امضا شود.
❖ بر اساس ماده ۹۹ قانون تجارت تنها کسانی می‌توانند وارد جلسه مجمع عمومی فوق العاده شوند که با ارائه ورقه سهم یا تصدیق موقت سهم‌ متعلق به خود ورقه ورودی دریافت کرده باشند.

همانطور که گفته شد در شرکت‌های سهامی خاص زمان مشخصی برای تصدی اعضای شرکت تعیین شده است. حال اگر به هر دلیلی تمدید یا تعویض هیئت مدیره به تعویق افتد؛ مطابق قانون، تا زمانی که اعضای جدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت به طور رسمی انتخاب نشده‌اند اعضای قبلی در مقابل شخص ثالث مسئول خواهند بود. در نتیجه پایان زمان مسئولیت، سبب سلب مسئولیت از مدیران شرکت نمی‌شود. البته بهتر است در زمان مقرر برای تعیین هیئت مدیره و بازرسین تصمیم‌گیری شود. زیرا در مراجعه به بانک، شرکت بیمه و یا شرکت در مزایدات و مناقصات و عقد قرارداد با مشکل روبرو خواهند شد. در تمام این موارد آگهی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی باید ارائه شود.

هیئت رئیسه شرکت افرادی هستند که از بین سهامداران (به جز منشی شرکت که می‌تواند سهامدار نباشد) انتخاب می‌گردد و در مجامع شرکت بر نحوه برگزاری جلسه، نظم جلسه و صحت اخذ آرا نظارت دارد. وظایف هیئت رئیسه شرکت در واقع تنها برای همان جلسه ای است که در آن انتخاب شدند و پس از پایان یافتن جلسه مذکور وظایف آنها به عنوان هیئت رئیسه پایان می‌پذیرد. اما هیئت مدیره شرکت (مدیرعامل، رئیس هیئت مدیره و سایر اعضا) وظیفه اداره امور شرکت را بر طبق اساسنامه و مفاد قانون تجارت دارند که برای مدت حداقل دو سال انتخاب می‌گردند. پس از نظر نوع مسئولیت هیئت مدیره مسئول اجرایی نظارت امور مربوط به شرکت در زمان مدت تصدی خود می‌باشد اما هیئت رئیسه شرکت صرفا برای برگزاری صحیح و قانونی جلسه ای که برای آن انتخاب می‌گردد انجام وظیفه می‌نماید.

چه کسانی نمی‌توانند مدیرعامل شرکت شوند؟
طبق ماده ۱۱۱ قانون تجارت اشخاص ذیل نمی‌توانند به مدیریت شرکت انتخاب شوند:
1. کسانی که حکم ورشکستگی آن ها صادر شده است.
2. کسانی که به علت ارتکاب جنایت یا یکی از جنحه‌های ذیل به موجب حکم قطعی از حقوق اجتماعی کلاَ یا بعضاَ محروم شده باشند در مدت محرومیت:
سرقت، خیانت در امانت، کلاهبرداری؛ جنحه‌هایی که به موجب قانون در حکم خیانت در امانت یا کلاهبرداری شناخته شده است. اختلاس. نکته: باید توجه داشته باشید چنانچه مدیر یا مدیران در صورت وجود یکی از موارد فوق، به سمت مدیریت منصوب شوند یا بعد از انتصاب جرم محرز شود. دادگاه بنا به درخواست ذینفع عزل مدیر یا مدیران مزبور را صادر خواهد نمود و این حکم جنبه قطعی خواهد داشت.

همانطور که گفته شد تعداد اعضاء هیئت مدیره در شرکت‌های سهامی عام نباید بیشتر از ۵ نفر باشد. عزل رئیس و معاون آن هم با تصمیم اکثریت اعضاء انجام می‌شود. پیشینه اعضاء برای عضو شدن در هیئت مدیره باید مشخص شود. با گرفتن استعلام پیشینه از مراجع قانونی، کاملا پیشینه آن‌ها بررسی می‌شود.
بر اساس قانون، مرجع تایید شده اداره سوء پیشینه می‌باشد و یا اینکه حتی شما می‌توانید از طریق اداره ثبت شرکت‌ها، سوء پیشینه فرد را استعلام کنید. معمولا هم استعلام سوء پیشینه اعضاء هیئت مدیره از طریق اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد.

تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی برای ثبت شرکت، ثبت برند و انجام فعالیت بازرگانی، موظف می‌باشند که بعد از ثبت شرکت، اطلاعات خود را در یک روزنامه کثیرالانتشار منتشر کنند. اطلاعات و مسائل چاپ شده در روزنامه‌های کثیرالانتشار، به منظور اطلاع رسانی به دیگر شرکت‌ها، کسب و کارها و دیگر افراد جامعه می‌باشد، به همین دلیل این اطلاعات چاپ شده باید دقیق و کامل باشد.