امکان ثبت نمایندگی شرکت خارجی در ایران
باید بگوییم که چنانچه شرکت‌های خارجی که در کشور محل ثبت خود، قانونی شناخته شده‌اند، در صورتی که در چهارچوب قوانین و مقررات کشور، در زمینه‌هایی که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران تعیین شده باشد فعالیت کنند. می‌توانند نسبت به ثبت نمایندگی شرکت خارجی خود اقدام نمایند. نماینده شرکت خارجی را می‌توان اینگونه تعریف کرد؛ شخص حقیقی یا حقوقی است که بر اساس قرارداد نمایندگی، انجام بخشی از موضوع و وظایف شرکت طرف نمایندگی را در محل بر عهده گرفته است.
نمایندگی شرکت خارجی، شخصیتی مستقل دارد و مسئولیت حقوقی نماینده بر عهده خودش می‌باشد. شرکت‌های خارجی که در کشور محل ثبت خود، شرکت قانونی شناخته می‌شوند، می‌توانند برای فعالیت در ایران در زمینه‌هایی که در ادامه توضیح خواهیم داد فعالیت کنند.
زمینه‌های مجاز برای فعالیت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی در ایران
- ارائه خدمات پس از فروش کالاها یا خدمات.
- انجام عملیات اجرایی قراردادهایی که بین اشخاص ایرانی و شرکت خارجی منعقد می‌شود.
- بررسی و زمینه سازی برای سرمایه گذاری شرکت خارجی در ایران.
- انجام فعالیت‌هایی که مجوز آن‌ها توسط دستگاه‌های دولتی که به صورت قانونی اجازه صدور مجوز دارند صادر می‌شود. مثل ارائه خدمات حمل ونقل، بیمه، بازرسی کالا، بازاریابی، بانکی و…
- همکاری با شرکت‌های فنی و مهندسی ایرانی برای انجام پروژه در کشور ثالث.
- موضوع انتقال دانش و فن آوری ساخت به کارشناسان ایرانی در رابطه با تاسیس کارخانه‌ها و کارگاه‌های مختلف صنعتی و راه‌اندازی تاسیسات با هدف تولید محصولات مختلف.
- افزایش صادرات غیر نفتی از طریق انتقال دانش فنی و فن آوری جهت افزایش صادرات محصولات غیرنفتی و تولیدات صنعتی، کشاورزی و صنایع دستی.
شرایط ثبت نمایندگی شرکت خارجی
برای ثبت نمایندگی شرکت خارجی یک سری شرایط خاص نیز باید رعایت شوند که در ادامه به این شرایط اشاره خواهیم کرد.
- اخذ این نمایندگی باید به دنبال افزایش صادرات غیر نفتی ایران باشد، در غیر این صورت مجوزی به شما داده نمی‌شود.
- اخذ این نمایندگی باید افزایش سرمایه گذاری شرکت‌های خارجی در ایران را به دنبال داشته باشد.
- ثبت نمایندگی باید به زمینه ساز انجام امور جدیدی در ایران باشد.
مراحل ثبت نمایندگی شرکت خارجی
باید توجه داشته باشید که برای ثبت نمایندگی شرکت خارجی اصلی‌ترین و مهم‌ترین مرحله‌ای که پیش روی خود دارید، متقاعد کردن شرکت مورد نظر است. اگر شرکتی که قصد دارید نمایندگی آن را داشته باشید، این اجازه را به شما دهد، دیگر مراحل سخت چندانی نخواهید داشت.
با این فرض که شرکت مورد نظر با پیشنهاد شما موافقت کند. در ابتدا باید این شرکت درخواستی را مطرح کند که به یک نمایندگی در ایران نیاز دارد. شما با داشتن این درخواست می‌توانید دیگر مراحل را پشت سر بگذارید. سپس باید متناسب با موضوع فعالیت و حقیقی یا حقوقی بودن شخصیت خود، دیگر مراحل را پشت سر بگذارید.
افرادی که می‌خواهند به صورت موازی ثبت شرکت خود را با ثبت برند خارجی پیش ببرند باید مراحل زیر را طی نمایند:
- مشخص نمودن مکان استقرار شعبه به طور رسمی
- مشخص نمودن هیأت مدیره و یا اعضای آن که دارای حق امضا باشند
- نوشتن تقاضانامه ثبت برند خارجی به همراه اختیارنامه مدیر شرکت
- ارائه تقاضانامه به اداره ثبت شرکت‌ها
- چاپ آگهی با مضمون تأسیس شعبه در یکی از روزنامه‌ها
تعیین نام نمایندگی شرکت خارجی در ایران به چه صورت انجام می‌پذیرد؟
درباره انتخاب نام و شرایط نمایندگی یا شعبه یک شرکت، از آنجا که ثبت شعبه به معنی واحدی از شرکت اصلی است لذا فعالیت نمایندگی، تحت نام و با مسئولیت شرکت اصلی خواهد بود و صرفا هنگام ثبت نام در سامانه پذیرش ثبت در بخش تعیین نام بایستی عینا نام شرکت با رسم الخط فارسی درج گردد.
مدارک لازم برای ثبت نمایندگی شرکت خارجی
مدارک لازم برای ثبت نمایندگی شرکت خارجی برای اشخاص حقیقی
در این حالت باید مدارک زیر را ارائه دهید، لازم به ذکر است که مدارک باید ترجمه شوند (به زبان انگلیسی یا زبان کشوری که شرکت مادر در آن قرار دارد)؛
- فیش واریز هزینه به سازمان اسناد و املاک کشور
- فرم مربوط به تعیین نام را تکمیل کرده و به صورت یک فایل ارائه دهید.
- از قرارداد امضا شده بین شخص نماینده و شرکت اصلی هم اسکن بگیرید.
- مدارک شناسایی شخص مانند کارت ملی و شناسنامه
- آدرس محل سکونت این شخص
- شخص نماینده باید گزارشی از سابقه فعالیت‌های خود ارائه دهد.
- معرفی نامه از سازمان‌های مربوطه داشته باشد.
- دلایل کافی و منطقی را برای ضرورت دریافت این نمایندگی داشته باشد.
- اظهارنامه مربوطه را تکمیل کند و اصل آن را ارئه دهد.
مدارک لازم برای ثبت نمایندگی شرکت خارجی برای اشخاص حقوقی
هنگامی که یک شرکت قصد دارد نمایندگی شرکت خارجی را هم داشته باشد، باید این مدارک را ترجمه کرده و ارائه دهد؛
- پرداخت هزینه لازم به سازمان اسناد و املاک کشور و ارائه فیش بانکی آن
- نام مناسبی را برای شرکت انتخاب کنید و فایل آن را ارائه دهید.
- ارائه قرارداد امضا شده بین دو شرکت هم الزامی ست.
- معرفی نامه شرکت خود را هم ارائه دهید.
- مدارک ثبت شرکت خود را هم مانند شماره ثبت و … را ارائه دهید.
- ارائه اساسنامه شرکت
- ارائه روزنامه تاسیس شرکت
- در صورت داشتن هر گونه تغییری در شرکت باید روزنامه آخرین ثبت تغییرات شرکت را هم ارائه دهید.
- گزارشی از سابقه فعالیت‌های شرکت، این گزارش اهمیت بالایی دارد، پس در تهیه آن دقت بالایی را به خرج دهید.
- گزارشات مالی تائید شده را هم ارائه دهید.
- از سازمان مربوطه معرفی نامه داشته باشید
- اظهارنامه مربوطه را تکمیل کرده باشید، تکمیل این اظهارنامه نیز از اهمیت بالایی خواهد داشت.
سامانه ثبت آگهی روزنامه کثیر الانتشار آسان ثبت
هزینه ثبت نمایندگی شرکت خارجی
یکی دیگر از نکاتی که در رابطه با ثبت نمایندگی شرکت خارجی باید به آن توجهی خاص داشته باشید، هزینه‌ای ست که این کار برای شما به دنبال خواهد داشت.
لازم به ذکر است که نمی‌توان این هزینه را به طور دقیق بیان کرد، زیرا با توجه به فاکتورهایی مشخص می‌شود که برای هر شخضی که می‌خواهد نمایندگی تاسیس کند متناسب با شرایطی که شرکت مبدا و کشور مقصد دارد، با دیگری متفاوت است.
در ابتدا باید بگوییم که شما باید هزینه‌ای را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پرداخت کنید که هزینه‌ای جزئی است. این هزینه برای نماینده حقیقی و حقوقی تفاوتی ندارد و یکسان است. باید دقت داشته باشید که اگر شما بخواهید ثبت نمایندگی شرکت خارجی را به صورت شخص حقوقی انجام دهید، باید شرکت خود را ثبت کنید. این کار هم هزینه‌ای را برای شما به دنبال خواهد داشت.
البته اگر در گذشته شرکت خود را ثبت کرده‌اید، طبیعتا این هزینه را هم پرداخت نخواهید کرد و کار برای شما ساده‌تر خواهد بود. همانطور که در مطالب بالا گفتیم بعد از آن که درخواست شما توسط اداره ثبت تائید شد، باید یک آگهی در روزنامه منتشر کنید، این آگهی نیز برای شما هزینه‌ای را به دنبال دارد.
البته باید بگوییم که این هزینه با توجه به اندازه قلم، اندازه کادر و دیگر فاکتور‌های این چنینی مشخص می‌شود و مبلغ دقیقی را نمی‌توان برای آن ذکر کرد.
حسابرسی شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی در ایران
یکی از دغدغه‌های مهم در فرآیند ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی در ایران، حسابرسی اینگونه از شرکت‌ها است.
نماینده و یا نمایندگان شرکت خارجی در ایران موظف هستند گزارش فعالیت نمایندگی در ایران را به همراه صورت های مالی حسابرسی شده ظرف مدت ۴ ماه پس از پایان سال مالی به دستگاه های ذیربط ارسال کنند. این حسابرسی تنها در مواردی قابل قبول است که توسط سازمان حسابرسی و موسسات حسابرسی مورد قبول آن که شرکایشان افراد حقیقی تایید شده توسط اداره نظارت سازمان حسابرسی باشد انجام گیرد.
اعلام تغییرات نمایندگی شرکت‌ها
بر طبق ماده ۷ مربوط به قوانین ثبت شرکت‌ها که به تغییرات حاصله در شرکت‌ها اشاره دارد. بر طبق این ماده نمایندگی‌های شرکت ملزم می‌شوند در صورت بروز تغییرات در نمایندگی‌های شرکت یا مدیران شعب، موارد تغییر یافته را به صورت مکتوب در اختیار اداره ثبت شرکت‌ها قرار دهند. اگر نمایندگی شرکت‌ها این تغییرات را اعلام نکنند، هر فعالیت خلاف قانونی که از سوی مدیران اسبق سر بزند، به پای شرکت نوشته خواهد شد. تنها با آگاه کردن اداره ثبتی شرکت‌ها می توان از بروز این دست از مشکلات جلوگیری کرد.
مجازات شرکت‌های ثبت نشده چیست؟
براساس ماده ۵ قانون در صورتی که شرکتی بدون ثبت شرکت خود، فعالیت‌های مالی، صنعتی، عمرانی و …. از سر بگیرد و در زمانی که قانون برای آن مشخص نموده است، نسبت به ثبت شرکت اقدام نکنند، شرکت متخلف مجبور است برای هر روز دیر کرد مبلغ ۵ تا ۵۰ هزار تومان به عنوان جریمه پرداخت نماید و در صورتی که پس از گذشتن ۳ ماه از صدور حکم نسبت به ثبت شرکت خود اقدام ننمایند، براساس قانون اشخاص از ادامه همه فعالیت‌ها در شرکت مذکور محروم هستند.
تفاوت نمایندگی شرکت و شعبه شرکت
هنگامی که در رابطه با ثبت نمایندگی شرکت خارجی بحث می‌کنیم، بسیاری به اشتباه تصور می‌کنند که این موضوع به معنی داشتن یک شعبه از آن شرکت، در کشور ایران است. در صورتی که این تصور به هیچ عنوان صحیح نیست. شعبه یک شرکت با نمایندگی آن شرکت تفاوت‌های بسیاری دارد، در ادامه قصد داریم این تفاوت‌ها را شرح دهیم، تا با این موضوع هم آشنا شوید.
اولین تفاوت این دو موضوع در موقعیت جغرافیایی آن‌ها است. معمولا شاهد این هستیم که شعبه یک شرکت در فاصله نزدیکی (غیر از محل اصلی شرکت) است، در حالی که نمایندگی می‌تواند فاصله جغرافیایی بیشتری داشته باشد.
تفاوت بعدی در رابطه با حدود اختیارات شعبه یک شرکت و نمایندگی آن شرکت است. هنگامی که اقدام به تاسیس شعبه شرکت می‌کنید، اختیارات آن توسط شرکت اصلی تعیین می‌شود. شعبه باید مطابق با فعالیت‌های شرکت اصلی پیش برود، در حالی که در نمایندگی‌ها این موضوع وجود ندارد.
یعنی نمایندگی یک شرکت می‌تواند فعالیت‌های خود را غیر از نماینده بودن، ادامه دهد. این موضوع اهمیت بسیار مهمی در رابطه با تفاوت‌های شعبه و نمایندگی دارد. به همین دلیل باید به آن توجهی خاص داشته باشید.
اسناد و مدارک مورد نیاز برای ثبت شعبه شرکت خارجی در ایران چیست؟
- ابتدا باید نسبت به درج کد فراگیر ملی و سایر اطلاعات اقدام کنند. اشخاص حقیقی و حقوقی خارجی که به عنوان مدیر شعبه تعیین می‌گردند بایستی نسبت به ارسال تصویری از رسید اینترنتی درخواست کد فراگیر ملی که از طریق سایت سازمان امور مالیاتی به آدرس «gov.ir» اقدام نمایند. در صورت وجود مغایرت در شماره فراگیر اشخاص خارجی با فیلد مربوطه در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها، متقاضی باید با مراجعه به سازمان مالیاتی جهت رفع ایراد اقدام نماید.
- درخواست کتبی شرکت مادر.
- اساسنامه، آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده و اختیارنامه نماینده یا نمایندگان شرکت خارجی که اصل مدارک فوق بایستی به تائید سفارت، نمایندگی یا کنسولگری ایران در آن کشور رسیده. یک نسخه ترجمه رسمی مدارک فوق نیز بایستی توسط مترجمان رسمی ترجمه شده و به تائید اداره اسناد و امور مترجمان رسمی (فنی) قوه قضائیه رسیده باشد.
- گزارش توجیهی مدیرشعبه در ایران که بایستی حاوی اطلاعات ذیل باشد:
- اطلاعات مربوط به فعالیت‌های شرکت.
- تبیین دلایل و ضرورت تاسیس شعبه در ایران
- تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه
- برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز
- نحوه تامین منابع وجوه ارزی و ریالی برای ادراه امور شعبه
- ارائه تعهدنامه دایر بر اینکه چنانچه مجوز فعالیت آن‌ها از سوی مراجع ذیصلاح لغو شود. ارائه آن تعهدنامه در ظرف مدت معینی که توسط اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری ابلاغ می‌شود نسبت به لغو مجوز و انحلال شعبه و براساس تشریفات قانونی اقدام نماید.
- تصویرمصدق گذرنامه و ترجمه آن در مواردی که شخص حقیقی خارجی به عنوان نماینده معرفی شده باشد.
- چنانچه اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی به عنوان مدیر شعبه تعیین گردیده باشند ارائه مدارک و مستنداتی که جهت ثبت شرکت‌ها ضروری است به پیوست سایر مدارک ارسال گردد.
- گزارش فعالیت نمایندگی.
- آخرین گزارش مالی تائید شده.
چگونه به منظور ثبت شعبه موسسه غیر تجاری خارجی در ایران اقدام کنیم؟
در بسیاری از مواقع متقاضیان ثبت شعبه موسسه غیر تجاری خارجی در ایران در همان زمان ثبت شرکت اصلی اقدامات لازم را انجام می‌دهند. بدین ترتیب می‌توان با کنار هم قرار دادن نام شعب و شرکت اصلی در تقاضانامه مراحل مختلف ثبت را یک جا طی نمایید. اما در برخی از مواقع روال کار چنین نخواهد بود. در صورتی که شرکت اصلی پس از طی شدن مدتی به فکر ثبت شعبه بیفتد، شرایط پیگیری کار کمی متفاوت خواهد شد.
چنانچه شرکت درخواست ثبت شعبه موسسه غیر تجاری خارجی داشته باشد باید تقاضانامه‌ای را به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه دهد. در ادامه کار روال معمول تاسیس شعب در پیش گرفته خواهد شد. چنانچه شعبه مورد نظر به ثبت برسد، باید این اتفاق در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار و روزنامه‌های محلی شعبه شرکت آگهی شود.
سوالات متداول
هزینه ثبت نمایندگی شرکت خارجی چقدر است؟
نمی‌توان این هزینه را به طور دقیق بیان کرد، زیرا با توجه به فاکتورهایی مشخص می‌شود که برای هر شخضی که می‌خواهد نمایندگی تاسیس کند متناسب با شرایطی که شرکت مبدا و کشور مقصد دارد، با دیگری متفاوت است.
ضرورت اعلام تغییرات نمایندگی شرکت‌ها در چیست؟
بر طبق ماده ۷ مربوط به قوانین ثبت شرکت‌ها که به تغییرات حاصله در شرکت‌ها اشاره دارد. بر طبق این ماده نمایندگی‌های شرکت ملزم می‌شوند در صورت بروز تغییرات در نمایندگی‌های شرکت یا مدیران شعب، موارد تغییر یافته را به صورت مکتوب در اختیار اداره ثبت شرکت‌ها قرار دهند.
آیا ثبت نمایندگی شرکت خارجی در وزارت بازرگانی انجام می شود؟
خیر، شما در اولین قدم باید از طریق اداره ثبت اقدام کنید و درخواست ثبت نمایندگی خارجی را اعلام کنید.
مجازات شرکت‌های ثبت نشده چیست؟
شرکت متخلف مجبور است برای هر روز دیر کرد مبلغ ۵ تا ۵۰ هزار تومان به عنوان جریمه پرداخت نماید و در صورتی که پس از گذشتن ۳ ماه از صدور حکم نسبت به ثبت شرکت خود اقدام ننمایند، براساس قانون اشخاص از ادامه همه فعالیت‌ها در شرکت مذکور محروم هستند.