نحوه‌ی نوشتن صورتجلسه و نکاتی که در این باره باید بدانید

صورتجلسه تنظیم صورتجلسه انواع صورتجلسه، Proceedings ٰ

هر جلسه‌ای که برگزار می‌شود (خواه در آن تصمیمات مهمی برای فعالیت یک شرکت یا امورات جاریِ یک ساختمان گرفته شود یا درباره‌ی رسیدگی به پرونده‌ای قضایی باشد) هدف و نتیجه‌ی مشخصی دارد. به هدف جلسه در‌اصطلاح «دستور جلسه» و به نتیجه‌ی آن، «صورتجلسه» می‌گویند.

دستور جلسه

دستور جلسه شرح تمام مواردی است که یک جلسه بخاطر بررسی و تصمیم‌گیری درباره‌ی آنها، برگزار می‌شود.

صورتجلسه

صورتجلسه سندی است که طبق آنچه در جلسه گذشته و تصمیماتی که در جریان جلسه اتخاذ شده، تنظیم می‌شود.

«دستور جلسه» را قبل از برگزاری جلسه و «صورتجلسه» را بعد از برگزاری  تنظیم می‌کنند و هر دو، به برگزار‌کنندگان کمک می‌کنند تا بتوانند ضمن هدفمند برگزار کردن هر جلسه، به تصمیمات اخذ شده، قدرت اجرایی دهند.

اینکه یک صورتجلسه به روش اصولی نوشته شود و به امضای تمامی شرکت‌کنندگان برسد، از مهمترین مواردی است که به آن اعتبار می‌بخشد.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با نحوه‌ی نوشتن صورتجلسه، اصولی که برای نوشتن آن باید رعایت کنید و انواع صورتجلسه آشنا کنیم.

صورتجلسه چیست؟

صورتجلسه یک گزارش توصیفی و بدون سوگیری است که دو کارکرد مهم و اساسی دارد.

۱) شرح آنچه در جلسه رخ داده و تصمیماتی که اخذ شده برای آگاهی کسانی که در جلسه غایب بوده‌اند.

۲) سندی توافقی است که به امضای حاضرانِ در جلسه رسیده و شرکت‌کنندگان با امضای آن به تصمیمات گرفته شده متعهد می‌شوند. 

به این نکته توجه کنید که هرچند قرار است آنچه در جلسه رخ داده را در صورتجلسه بنویسیم اما این بدان معنا نیست که درگیر حواشی شویم. اطلاعات، توافق‌ها، تصمیم‌ها و بحث‌های کلیدیِ مطرح شده در جلسه، مواردی است که باید در صورتجلسه قید شود.

نحوه‌ی نوشتن صورتجلسه

خاطرتان باشد که نوشتن صورتجلسه تنها مخصوص جلسات رسمی نیست بلکه، یک جلسه‌ی غیر رسمی نیز می‌تواند صورتجلسه داشته باشد و این کار کمک می‌کند تا مصوبات جلسه ضمانت اجرایی داشته و امضا‌کنندگانِ صورتجلسه، متعهد به انجام آنها باشند.

برای نوشتن یک صورتجلسه‌ی اصولی و کاربردی، نخستین چیز دانستن ساختار و ارکان صورتجلسه است.

ارکان تنظیم صورتجلسه

تمام صورتجلسه‌ها در متن خود باید حاوی این اطلاعات باشند:

  • ساعت، تاریخ و مکان برگزاری جلسه
  • شماره‌ی جلسه
  • دستور‌جلسه
  • مشخصات شرکت‌کنندگان و ذکر سِمت‌هایشان
  • مطالب مطروحه در جلسه
  • تصمیمات اخذ شده
  • تکالیف جلسه‌ی بعدی
  • امضای شرکت‌کنندگان

ثبت نکات کلیدی و مطالب مطروحه

شاید این سوال در ذهنتان شکل بگیرد که چگونه می‌توان به تمامی مطالب مطرح شده در جلسه پرداخت ولی درگیر حاشیه نشد؟

برای پاسخ به این سوال باید گفت، به‌جز موارد مهمی که در زیر آمده است، هر موضوع دیگری که به آن بپردازید، حاشیه محسوب می‌شود.

۱) ذکر خلاصه‌ی مذاکرات انجام شده در جریان جلسه با قید نام فردِ مطرح کننده

۲) عناوین پیشنهاد‌های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده

۳) شرح مصوبات جلسه با قید زمان و مسئول اجرای هر مصوبه (برای این منظور لازم است به شرح موارد زیر بپردازید)

  • شرح موضوع مصوبات
  • نام محلِ اجرای مصوبات
  • نام فرد مسئول
  • زمان دقیق اجرای مصوبات
  • دلایل اجرای مصوبات
  • چگونگی اجرای مصوبات 

 

✅ پرسش‌های پرتکرار پیرامون نحوه‌ی نوشتن صورتجلسه ✅

 

✅ انواع صورتجلسه کدامند؟

✔️ هرچند قواعد کلی نوشتن صورتجلسه‌ در همه‌ی موارد یکسان است اما، صورتجلسه‌ها متناسب با موضوع جلسه، به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که در ادامه به چند موضوع مهم اشاره شده است:

  • صورتجلسه‌ی شرکت
  • صورتجلسه‌ی اداری
  • صورتجلسه‌ی دعاوی دادگاهی
  • صورتجلسه‌ی ساختمان
  • صورتجلسه‌ی نظامی
  • صورتجلسه‌ی انتظامی
  • صورتجلسه‌ی مدرسه

✅ هدف از نوشتن صورتجلسه چیست؟

✔️ صورتجلسه با دو هدف مهم نوشته می‌شود:

  • آگاهی غایبانِ جلسه از تمامی اتفاقاتی که رخ داده و تصمیمات مهمی که طی جلسه گرفته شده است.
  • تهیه‌ی سندی توافقی که امضا‌کنندگانِ آن را متعهد به انجام مصوبات جلسه می‌کند.

✅ راه‌های اعتباربخشی به صورتجلسه کدامند؟

✔️ صورتجلسه باید به‌روش اصولی نوشته شود و به امضای تمامی شرکت‌کنندگان برسد تا اعتبار لازم را داشته باشد. 

✅ مهمترین ویژگی یک صورتجلسه چیست؟

✔️ صورتجلسه، گزارشی توصیفی و بدون سوگیری است. برای نوشتن صورتجلسه باید از بیان هرگونه نظر شخصی و پرداختن به حواشی خودداری کرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.