هر نوع تغییرات ساختاری در شرکتهای سهامی خاص باید به ثبت رسمی برسند و آگهی شوند. این تغییرات طیف وسیعی از عوض شدن نشانی تا جابه‌جایی سمت افراد در هیئتمدیره را دربرمی‌گیرند. هر نوع تصمیم سهامداران برای کاهش یا افزایش سرمایه شرکت نیز باید به همین روال اطلاع‌رسانی شود. طی شدن این فرایند مستلزم تصمیم‌گیری جمعی اعضا است که باید در جلسات رسمی آنها به بحث گذاشته شود و در قالب صورتجلسه تنظیم شود. ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص طبق قانون الزامی است و تنها پس از انتشار آگهی در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار نهایی محسوب میشود. در این مقاله، به نحوه ثبت انواع صورتجلسههای تغییر در شرکتهای سهامی خاص می‌پردازیم.
ورود به سامانه آنلاین ثبت تغییرات شرکتها
انواع صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
انواع صورتجلسات تغییرات در شرکتهای سهامی خاص عبارت‌اند از:
- صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه برای انتخاب مدیران و بازرسین، روزنامه و تصویب تراز در شرکتهای سهامی خاص
- صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوقالعاده برای انتخاب مدیران و بازرسین، روزنامه و تصویب تراز در شرکتهای سهامی خاص
- صورتجلسه هیئتمدیره در خصوص تعیین سمت و دارندگان امضای مجاز.
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص اجازه نقل و انتقال سهام.
- صورتجلسه هیئتمدیره در خصوص اجازه نقل و انتقال سهام (در صورتی که وفق اساسنامه هیئتمدیره مجاز به صدور اجازه باشد).
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص تغییر محل.
- صورتجلسه هیئتمدیره در خصوص تغییر محل.
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص تغییر نام شرکت سهامی خاص.
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص تغییر موضوع.
- ۱صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص انحلال شرکت.
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص کاهش سرمایه اختیاری.
- صورتجلسه هیئتمدیره در خصوص عملی شدن کاهش سرمایه اختیاری.
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص کاهش سرمایه اجباری.
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص افزایش سرمایه.
- صورتجلسه هیئتمدیره در خصوص عملی شدن افزایش سرمایه.
- صورتجلسه تبدیل سهام بانام به بی‌نام.
- صورتجلسه تبدیل سهام بی‌نام به بانام.
- صورتجلسه پرداخت سرمایه تعهدی شرکت.
- صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص در خصوص کاهش یا افزایش تعداد اعضای هیئتمدیره.
- صورتجلسه انتخاب مدیر یا مدیران و ناظر یا نظار تصفیه.
- صورتجلسه جلسه هیئت‌تصفیه.
تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
نحوه تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص بسته به اینکه از چه طریقی انجام بگیرد، شکل‌های مختلفی به خود میگیرد. تصمیماتی که در جلسات هیئتمدیره گرفته میشوند عمدتاً ناظر بر مسائل مدیریتی هستند. اما تشکیل مجمع عمومی سالیانه معمولاً برای تغییر در محتوای اساسنامه است. تغییراتی که در شرکتهای سهامی خاص از طریق تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده یا مجمع عمومی عادی به طور فوقالعاده به وجود می‌آیند، بیشتر به منظور ورود یا خروج اعضا و تغییر سرمایه شرکت هستند.
نکته بسیار مهمی که در مورد ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص وجود دارد، اضافه کردن بند اقرارنامه به این اسناد است. طبق بخش‌نامه جدید قوه قضائیه، درج عبارت زیر در این صورت‌جلسه‌ها الزامی است: «کلیه اعضای هیئتمدیره اقرار می‌نمایند که دارای سوءپیشینه کیفری نیستند و مشمول ممنوعیت‌های مندرج در اصل ۱۴۱ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و مواد ۱۱۱ و ۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی‌شوند.» گفتنی است که صورتجلسات تغییرات در شرکتهای سهامی خاص باید با سربرگ و مُهر شرکت و امضای سهامداران باشند.
نوشته مرتبط: شرایط و قوانین ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص
مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
گام اول در مسیر ثبت قانونی تغییرات شرکت سهامی خاص، تنظیم صورتجلسه است. این سند پس از امضای اعضا، به همراه مدارک شناسایی آنها و مشخصات کمپانی از طریق پست به اداره کل ثبت شرکتها فرستاده میشود. کارشناسان این مرکز مدارک ارسالی را به دقت بررسی می‌کنند و در صورت تطبیق داشتن آنها، گواهی ثبت آگهی صادر میشود. مرحله نهایی ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت، چاپ آگهی در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران و سپس انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار است.
مدت‌زمان ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت سهامی خاص معمولاً دَه روز کاری زمان میبرد. کارشناسان اداره ثبت شرکتها در این مدت به بررسی و تطبیق اسناد ارائه‌شده می‌پردازند. مهم‌ترین نکته‌ای که هنگام ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص باید به آن توجه داشت، تکمیل صحیح آن است. وجود ایرادات فنی در تنظیم این سند و یا ناقص بودن مدارک موجب بازگشت پرونده و طولانی شدن این فرایند میشود. پیگیری مداوم پرونده‌ها برای رفع سریع نواقص احتمالی نیز موجب سرعت بخشیدن به انجام کارها میشود.
هزینه ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
هزینه ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص بسته به تعداد صورتجلسات و نوع تغییرات درخواستی متفاوت است. تعرفه درج آگهی در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار نیز بر اساس ابعاد کادر و تعداد کاراکتر تعیین میشود. در محاسبه هزینه ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص گاهی این مبلغ آخر را در نظر نمی‌گیرند، در حالی که چاپ آگهی تغییر در روزنامه کثیرالانتشار طبق قانون الزامی است. بنابراین، کامل کردن این روند قانونی مستلزم در نظر گرفتن تمامی این مبالغ است. گفتنی است که قوانین، مقررات، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها برای همه متقاضیان در تمام استان‌ها، شهرستان‌ها و شهرهای ایران یکسان است.
آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص
فیلم آموزشی ثبت تغییرات شرکت به صورت جامع به این موضوع پرداخته است. تماشای این فیلم به‌خصوص بخش مربوط به ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص به تمامی متقاضیان پیشنهاد میشود. کارشناسان آسانثبت در این فایل ویدئویی کوشیده‌اند به صورت موجز ولی بسیار دقیق این فرایند را توضیح دهند و از این طریق یک راهنمای عملی برای ثبت صورتجلسات تغییر در شرکتهای سهامی خاص به مخاطبان خود تقدیم نمایند.
پرسش‌های پرتکرار درمورد ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
صورتجلسات تغییر به چه ترتیب تنظیم میشوند؟
تغییر در شرکتهای سهامی خاص از سه طریق انجام میگیرد: ۱. جلسه هیئتمدیره، ۲. مجمع عمومی سالیانه، ۳. مجمع عمومی فوقالعاده و ۴. مجمع عمومی عادی به طور فوقالعاده.
ثبت صورتجلسات تغییر شرکت سهامی خاص چگونه انجام میشود؟
این پروسه با تنظیم صورتجلسه و امضای اعضا آغاز میشود. سپس با ارسال اسناد و مدارک به اداره ثبت شرکتها و تایید آنها ادامه مییابد و با چاپ آگهی در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار به پایان میرسد.
آیا امکان ثبت آنلاین صورتجلسه تغییرات شرکت وجود دارد؟
بله. تمامی مراحل قانونی ثبت تغییرات در شرکتهای سهامی خاص در سامانه آسانثبت به صورت آنلاین و بدون مراجعه حضوری انجام میشود.
ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص چقدر طول میکشد؟
طی کردن روال قانونی ثبت صورتجلسههای تغییر در شرکتهای سهامی خاص حدود ۱۰ روز کاری زمان میبرد.
ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت سهامی خاص چقدر هزینه دارد؟
هزینه ثبت تغییرات شرکتهای سهامی خاص بسته به تعداد صورتجلسات و نوع تغییرات درخواستی متفاوت است. تعرفه درج آگهی در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار نیز بر اساس ابعاد کادر و تعداد کاراکتر تعیین میشود.
پیگیری ثبت صورتجلسه تغییرات در اداره ثبت شرکتها به چه ترتیب است؟
پیگیری پرونده‌ها چه به صورت شخصی و چه از طریق وکیل موجب میشود اگر نقصی در تنظیم صورتجلسات وجود داشته باشد به سرعت رفع شود و کارها سریع‌تر انجام بگیرند.