در آغاز هر فعالیت جدید ممکن است مشکلات متعددی بر سر راه ما قرار بگیرند، که گاها بر طرف کردن آن ها می تواند به شدت دشوار بوده و عواقب بدی را برای فعالیت ما به همراه داشته باشد. به همین جهت دانستن برخی از نکات کلیدی می تواند از به وقوع پیوستن چنین مشکلاتی پیشگیری کرده و راه را برای ادامه ی فعالیت ما هموارتر کند.
در زیر به مواردی اشاره می کنیم که با رعایت آن ها می توانیم از شرکت خود محافظت کرده و از بروز هر گونه مشکلات ثبتی پیشگیری کنیم. ذکر این نکته حائز اهمیت است که رعایت این موارد به زمان بندی دقیق و مناسب و دقت همه جانبه در نحوه ی اجرا نیاز دارد.
راه‌های پیشگیری از مشکلات ثبتی شرکت‌ها
داشتن شناخت کافی از شرکاء
مهم ترین اصل در ثبت شرکت این است که، شرکاء خود را از میان کسانی که به آن ها اعتماد و اطمینان کامل دارید انتخاب کنید. بدین منظور بهتر است افرادی را انتخاب کنید که از آن ها شناخت کافی داشته و از مهارت آن ها مطمئن هستید. عدم رعایت این نکته می تواند موجب بروز مشکلات غیر قابل جبرانی همچون سودجویی مالی یکی از اعضا به عنوان شریک و از بین رفتن اعتبار شرکت و زیان های شدید مالی و حتی غیر مالی شود. چنین اشتباهی حتی می تواند نهایتا به ورشکستگی شرکت شما بیانجامد.
داشتن هدف و ایده ی مشخص برای ثبت شرکت
هدف از ثبت یک شرکت باید در راستای اهداف جامعه بوده و همواره به پیشرفت جامعه و مرتفع نمودن نیازها و احتیاجات آن کمک کند. در بسیاری از موارد کسانی که شرکتی را به ثبت می رسانند در ابتدا هدفی قابل قبول را برای شرکت خود انتخاب می کنند اما با گذشت زمان به خاطر نداشتن ایده های کارآمد و خلاقیت پایین از رسیدن به هدف خود باز می مانند. چنین شرایطی ادامه ی فعالیت شرکت را با مشکلات جدی مواجه ساخته و منجر به از بین رفتن شرکت می شود.
پرداختن به موضوع سرمایه‌ی شرکت
پیش از انجام هر کاری لازم و ضروری است که سرمایه ای حداقلی برای شرکت در نظر گرفته شود. شرکت های بسیاری پس به ثبت رسیدن و آغاز فعالیت به مرور به علت نداشتن سرمایه ی کافی از ادامه ی فعالیت خود باز می مانند.
تهیه ی اساسنامه دقیق برای شرکت
اساسنامه حکم قوانین و مقررات اساسی هر شرکت را دارد. از این رو بسیار مهم است که تمامی قوانین و توافقات شرکاء و جزئیات نحوه شراکت، اداره ی امور شرکت و … در آن به دقت ذکر شود تا بعدا با مشکلی در این خصوص مواجه نشوید.
توجه کافی به امور مالیاتی شرکت
عدم توجه به موضوع مالیات عواقب بدی همچون جرایم سنگین برای شما به همراه خواهد داشت. برای جلوگیری از بروز چنین اتفاقی باید هر ساله در موعد مقرر اظهارنامه ی مالیاتی خود را تنظیم کرده و نسبت به پرداخت مالیات اقدام کنید.
تمدید مدت تصدی مدیران شرکت
مدت تصدی هیات مدیره در شرکت های سهامی حداکثر دو سال است که پیش از پایان این دوره و یا پس از فوت یا استعفای یکی از اعضا، به راحتی از طریق مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده قابل تمدید است. در انواع دیگر شرکت نیز چنان چه مدت زمانی برای هیات مدیره تعیین شده باشد، پیش از اتمام آن مدت بایستی تغییرات فوق را اعمال کرده و مدیران جدید منصوب شوند.
تصویب ترازنامه ی مالی سالانه ی شرکت
رییس و اعضای هیات مدیره شرکت در بازه زمانی چهار ماهه پس از پایان هر سال مالی ( که معمولا همان سال شمسی است )، موظف به تصویب ترازنامه‌ی مالی شرکت هستند. تصویب ترازنامه‌ی مالی باید با دعوت از سهامداران برای حضور در جلسه مجمع عمومی سالانه انجام گردد.
تمدید مدت ماموریت بازرسان شرکت (فقط در شرکتهای سهامی)
رییس و اعضای هیات مدیره موظف هستند در پایان دوره ماموریت بازرسان شرکت، که حد اکثر یک سال مالی ( معمولا تا پایان اسفند هر سال ) می باشد با دعوت از سهامداران و تشکیل جلسه مجمع عمومی عادی نسبت به تعیین یا تمدید بازرسان شرکت اقدام نمایند.
دریافت دفاتر پلمپ شده تجاری
کلیه ی شرکت های تجاری موظف به دریافت دفاتر تجاری پلمپ شده خود برای درج حساب های مالی آن هم به صورت روزانه در داخل آن ها می باشند. دفاتر تجاری که دفاتر قانونی نیز نامیده می شوند، شامل دفتر کل و دفتر روزنامه می باشند که هر سال قبل از شروع سال مالی جدید به راحتی قابل دریافت هستند.
پرسش‌های متداول پیرامون پیشگیری از مشکلات ثبتی شرکت
دو مولفه‌ی اساسی در رفع مشکلات شرکت چیست؟
زمان بندی دقیق و مناسب و دقت همه جانبه در نحوه ی اجرا دو مولفه‌ی اساسی در رفع مشکلات شرکت محسوب می‌شود.
راهکارهای پیشگیری از مشکلات ثبتی شرکت‌ها چیست؟
داشتن شناخت کافی از شرکا – داشتن هدف و ایده‌ی مشخص برای ثبت شرکت – پرداختن به موضوع سرمایه‌ی شرکت – تهیه‌ی اساسنامه دقیق برای ثبت شرکت – توجه کافی به امور مالیاتی شرکت – تمدید مدت تصدی مدیران شرکت و …
لزوم تهیه‌ی اساسنامه برای شرکت چیست؟
اساسنامه حکم قوانین و مقررات اساسی هر شرکت را دارد. از این رو بسیار مهم است که تمامی قوانین و توافقات شرکاء و جزئیات نحوه شراکت، اداره ی امور شرکت و … در آن به دقت ذکر شود تا بعدا با مشکلی در این خصوص مواجه نشوید.
لزوم دریافت دفاتر تجاری پلمپ شده چیست؟
کلیه ی شرکت های تجاری موظف به دریافت دفاتر تجاری پلمپ شده خود برای درج حساب های مالی آن هم به صورت روزانه در داخل آن ها می باشند. دفاتر تجاری که دفاتر قانونی نیز نامیده می شوند، شامل دفتر کل و دفتر روزنامه می باشند که هر سال قبل از شروع سال مالی جدید به راحتی قابل دریافت هستند.
حداکثر مدت تصدی هیئت‌مدیره در شرکتهای سهامی چقدر است؟
مدت تصدی هیات مدیره در شرکت های سهامی حداکثر دو سال است که پیش از پایان این دوره و یا پس از فوت یا استعفای یکی از اعضا، به راحتی از طریق مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده قابل تمدید است.